LINE 訊息多到炸？我教你用 Google Keep 做一個「不會漏事」的中轉站

在多數職場裡，LINE 幾乎承載了所有即時溝通：客戶需求、主管交辦、臨時想法、合作細節，通通混在聊天裡。

真正的問題從來不是你不整理，而是 LINE 本身就不適合拿來「後續處理」——訊息會被洗掉、搜尋困難、也沒有清楚的狀態管理。

這也是為什麼我在教學與顧問現場，會刻意加入 Google Keep 作為「數位中轉站」：

它免費、跨裝置同步，重點是 不用改習慣、不用接 API，卻能讓訊息真正進入工作流程。

第一步：捕捉訊息｜把 LINE 從終點，變成入口

當你在 LINE 收到一則「之後一定要處理」的訊息時，請先停下來，不急著回覆。

你只需要做一個動作：

👉 長按訊息 → 分享 → 傳送到 Google Keep

電腦版操作也一樣單純：

👉 複製訊息 → 貼到 Keep

這個動作的真正價值在於 切斷兩件事：

• LINE：只負責溝通
• Keep：只負責暫存與回收

第二步：分類貼標｜不是越多越好，而是「剛剛好」

很多人用 Keep 失敗，問題不在工具，而是標籤設計錯誤。

我只建議三種核心標籤類型：

🔹 狀態型（一定要有）

• #待處理：現在不能做，但一定要回來
• #等回覆：球已經丟出，不用一直惦記

🔹 去向型（擇一）

• #行程：有時間點，會進日曆
• #任務：沒日期，但一定要完成

🔹 主題型（最多一個）

• #專案A / #課程 / #行政

📌 重要原則（請直接照做）

• 一則 Keep，最多 1 個狀態 + 1 個主題
• 標籤超過 5 個，系統一定會崩

第三步：落地執行｜讓訊息真的「動起來」

Google Keep 真正強的，不是記錄，而是「轉場能力」。

當你整理完暫存訊息後，有兩個關鍵出口：

✔ 轉成行程

• 設定提醒時間
• 自動同步到 Google 行事曆
• 👉 事情會在對的時間出現，而不是躺在訊息裡

✔ 轉成文件

• 一鍵複製到 Google 文件
• 直接生成會議紀錄、需求草稿

這套流程適合誰？又不適合誰？

非常適合：

• 內勤、行政、窗口型角色
• 傳統產業、非技術背景
• 不想學新系統、只想事情不要漏

不適合：

• 想全自動化工作流的人
• 想把 Keep 當完整資料庫的人
• 一次想把所有聊天紀錄整理完的人

👉 這是一套「回收系統」，不是完美管理系統。

 數據來源說明

• LINE 使用行為：尼爾森《2025 LINE 使用行為調查》
• 數位工具趨勢：《2024 台灣網路報告》