如何讓老闆更愛你的報告！職場打工人必修課：資訊簡化調整五大撇步

看看這張圖是不是已經知道這張圖想表達「噓」的概念呢？

文不如表，表不如圖

雖然 A 報告中鉅細靡遺的闡述了細節，但應用是會議中，會議需要清楚明瞭的資訊讓大家凝聚共識，這樣全篇純文字並不利於傳達資訊，而且需要時間消化，如果遺漏幾個重要的文字，還有可能造成斷章取義的風險。所以可以直接用圖像呈現相關資訊，就可以很直觀的表達資訊，避免造成溝通代溝！

報告分為三種類型

A 全篇幅都是文字論述，沒有一張圖片

B 將資訊整理成表格，歸納分類

C 將所有資訊統整消化，並產出圖文示意圖

>>您覺得哪種報告比較好呢？可以留言告訴我們喔~

文字簡化5撇步

第一步｜降低雜訊

因為版面有限，可以先將「原因文字」、「解釋文字」、「重複文字」、「輔助文字」、「鋪陳文字」等可以利用口述就帶過的文字先刪除，只保留重要的關鍵字訊。舉例：

原因文字｜由於、因為、所以……

解釋文字｜括號、備註、PS或補充說明……

重複文字｜每段都重複用OO公司

輔助文字｜截至目前為止、已經、終於、應該

鋪陳文字｜根據OOOO中所描述

第二步｜精煉關鍵字

這段文字 我們先利用上述的方式簡化，提煉「5 個關鍵字」：

• 機器人比人快速、精準>精
• 對於單純、重複，只需要單一手臂動作，請交給機器人來做>用
• 機械手臂沒有眼睛，就算搭配視覺系統進行定位或精密檢測工作，相較於人仍有侷限性>識
• 機器人缺乏像人一樣的順應性動作>巧
• 機器人可以24小時工作不會累，品質也不會因人而異>穩

第三步｜拆分層次

目前我們就已從文章中獲取「5 個關鍵字」：精、用、識、巧、穩。但是提煉出關鍵字還不夠，需要描述將這項資訊更完整的傳達，所以我們可以將特質的面向補充說明的更清楚！

• 精：操作精準高
• 用：單臂使用多
• 識：需辨識裝置
• 巧：順應性不足
• 穩：產品品質穩

這樣是不是除了可以快速抓到重點外，還可以理解這些關鍵字代表的含意了呢！

第四步｜圖解內容

再來就是將這些資訊組織起來，變成讓人更容易理解的圖。

第五步｜提高顏質

製成圖後，也可以利用 ICON、插圖等等，降低資訊的理解難度，這邊也推薦幾個好用的工具：

• officeplus：微軟官方推出的模板網站
• 優品ppt：提供大量ppt 設計模板
• 51ppt：高品質的免費模板、素材

看了這五大撇步，趕緊動手應用在你的報告中吧！也歡迎分享給我們呦~

想要進階學習《思考力》相關議題，推薦您相關課程資訊

【線上課程】

教練式問題分析與解決

善用心智圖提升職場競爭力

人資長教您帶人帶心的主管課