塑造優質企業的兩大利器

首先，我們來看塑造優質企業的兩大利器，一個是外在美、一個是內在美。通常一家客戶要跟公司往來之前，他可能會先到公司參觀，如果公司5S做得好，生產現場就會井然有序、乾乾淨淨。客戶就會深受吸引，從而開始跟公司進行交易往來。

但如果公司每一次交貨都會延誤，或者產品品質不穩定，甚至產品的功能也不強，這樣的情況發生一次、兩次之後，這個客戶可能就不會再跟我們往來，因此，企業除了注重外在美，更要注重內在美。

如何挖掘企業的管理瓶頸

我們應該如何挖掘企業的管理瓶頸，建議大家可以從管理的對象，如：人、機、料、法、環，以及管理的指標，如：P效率、Q品質、C成本、D交期、S安全與M士氣，我們可以從這30個角度來看公司在管理上有哪些瓶頸。

例如：在人的效率上，我們可以了解人均產值；在設備的效率上，可觀察設備稼動率；在材料的成本上，可計算公司的庫存周轉率；方法的品質上，可掌握料帳準確率；環境的安全上，可觀察5S的執行成效。因此，經營者可以從這30個角度來了解企業管理的瓶頸。

後續，我們可以把這些的指標做成各部門的績效管理表，如下圖，比如說：業務績效方面，如：銷售目標達成率、客戶訂單交貨準時率；製造績效方面，如：人均產值、產品的直通率、設備稼動率；生管績效方面，如：庫存周轉率、產能利用率等等。

另外，我們還可以把前面提到30個角度的管理指標，依部門別寫入績效管理表中。如下圖，這張管理報表一覽表可以呈現各個部門應定期提報哪些報表，以及報表由誰負責填寫、提報週期與分發單位，也就是這些報表做製作完成後，應該要分發給哪個部門。

因此，運用上述這些管理報表，可以呈現各部門的營運績效，協助經營者思考如何突破企業的管理瓶頸。

如何突破企業的管理瓶頸

接下來，我們可以借著標準化、合理化、電腦化來突破企業的管理瓶頸，這裡我把標準化、合理化、電腦化做成一個管理流程，中間的程序會產出管理報表一覽表，經營者可以利用管理報表一覽表掌握生管績效、倉儲管理的績效、產品的品質...等，並思考企業該如何強化、改善這些項目。同時，經營者也可以利用這些管理數據、報表資料來實施目標管理、績效考核。

另外，建議大家也可以把這些報表與5S管理看板相互結合，把各個部門營運的績效呈現在管理看板中，提供給公司相關部門的同仁以及客戶了解，當客戶實地到公司參觀時，就可以明確地看到各部門的營運績效。

有了這些管理報表之後，經營者可以運用在公司的目標設定。很多公司每年都會訂定年度總目標，然後各個部門再依據公司的總目標來制訂各個部門的年度目標，後續，將這些目標條列出來，並依據過去的實績來設定達成水平，再把達成水平分佈到每個月中，最後，每個月我們就可以依據這個目標來統計各個項目的執行實績。

有了目標與實績，後續在公司月會時，經營者可以檢討各個部門目標項目的實際值與目標值，了解哪些目標沒有達成，如此一來，就可以作為部門工作改善的依據。

工作改善計劃的作法

接著，要跟各位分享如何進行工作改善，建議大家可以利用5W2H法則執行改善計劃。

第一個W，What做什麼

第二個W，Why為什麼要做

第三個W，Who誰來做

第四個W，When何時做

第五個W，Where在哪裡做

第六個H，How如何做

第七個H，How much需要什麼資源

執行改善計畫時，我們可以把5W2H相互調整配合，例如：把How往上移到Why的下面，往上移之後，就可以做成一張報表：5S推動計畫，如下圖。

計劃的主題是What 我要做什麼，同時也要說明計劃沿革，也就是Why 我為什麼要做，原因可能是要塑造一個優質的工作環境。接下來，要思考如何去推動這個計劃，也就是執行步驟，這叫做How。再來，要分配每個執行步驟是由誰負責，也就是Who。第五個是When，如上表中的完成期限，安排每個步驟預定以及實際的完成日期。再來是Where，每個步驟的執行地點；最後，我們必須寫下資源需求，也就是推動這個5S計畫需要增加多少人力、工具或者是設備、時間或是經費，這就是How much。

因此，公司推動任何一個改善計畫，建議大家都可以運用5W2H法則，針對每個執行步驟進行改正，每個月的檢討會議時，經營者可以針對每一個執行步驟比對目標與實際的改善成果，如此一來，我們就可以逐步地完成工作改善計劃。

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