公司引進AI怎麼用之『整理報價單』三家報價，哪家才划算？用 Gemini 整理，再用 Google 試算表算清楚

收到三家報價，先看哪家單價最低，是很自然的反應。但真正要付多少錢，還得看稅金、運費與最低訂購量。

這次讓 AI 先整理，再用試算表把計算攤開。最後得到的不只是價格排名，還有一份「需要向供應商確認什麼」的清單。

1. 先準備報價資料：這一段是給 AI 看的原始內容

以下公司與報價都是虛構，幣別為新臺幣，5% 是本練習明訂的商品稅率；實際採購應依報價與交易條件確認。

【報價資料｜複製開始】

需求：同規格筆記本 50 本，幣別新臺幣。以下稅率 5% 僅為本練習給定條件。

A 公司：每本 100 元未稅，商品另加 5% 稅，整筆運費 105 元含稅；最低訂購量 1 本；付款後 3 個工作天出貨，抵達日未提供。

B 公司：每本 108 元含稅，免運；最低訂購量 50 本；付款後 5 個工作天出貨，抵達日未提供。

C 公司：每本 95 元未稅，商品另加 5% 稅；最低訂購量 100 本；運費、出貨日及抵達日未提供。

【報價資料｜複製結束】

這裡的「原始資料」是供應商說了什麼；下一段「提示詞」才是我們要求 AI 做的工作。自己的報價若涉及公司機密，先依公司規範決定可使用的工具與資料範圍。

2. 貼上提示詞，請 Gemini 整理成比較表

開啟 Gemini，把以下提示詞與上方報價資料貼在同一則訊息，確認後送出。起訖標記不用貼入。

【整理提示詞｜複製開始】

這是虛構採購教學。請只依下列資料整理三家報價，不要補造條件或直接替我下採購決定。使用繁體中文，條列用數字。

〔在這裡貼入上方完整報價資料，並刪除這行說明〕

請依序輸出：

1. 比較表，欄位為公司、含稅單價、實際最低購買量、商品含稅小計、含稅運費、已知總支出、交期、待確認事項。缺資料寫「待確認」，不得當成0。C公司按100本計算，總支出因運費未知應寫「待確認（商品小計9975元＋運費）」。

2. 說明最低單價為何不等於最低總支出，以及出貨日不等於到貨日。

3. 提供可直接貼到Google試算表A1的Tab分隔資料，用純文字程式碼區塊，欄位限公司、含稅單價、需求量、最低訂購量、含稅運費、出貨條件。不要把未知運費填0。先不要產生公式。

【整理提示詞｜複製結束】

圖 1 為實際送出前的輸入框，畫面顯示提示詞末段；完整可複製文字在上方。

圖 2 擷取實際回覆的金額欄位。本次 Gemini 得到 A 公司 5,355 元、B 公司 5,400 元；C 公司商品小計 9,975 元，總支出因運費未知而保留待確認。

這次提示詞已明訂 C 公司按 100 本計算，也給了預期商品小計；因此這是「依指定規則整理」的示範，不能拿來證明 AI 能獨立判斷採購條件。

3. 複製資料，貼進 Google 試算表

在 Gemini 回覆中找到「Google 試算表 Tab 分隔資料」，按區塊右上角的複製圖示。

開啟 Google 試算表，新增空白試算表，點一下 A1 後貼上。Tab 分隔資料會依欄位展開，這次是 A 到 F 欄：公司、含稅單價、需求量、最低訂購量、含稅運費、出貨條件。

先對照原報價，確認 A 公司含稅單價為 105、B 公司為 108、C 公司為 99.75；B 公司免運才填 0，C 公司沒有提供運費，就保留文字「待確認」。數字欄位不要夾入「元」「本」，方便後續計算。

若貼上後全擠在 A 欄，可選取資料，使用「資料 → 將文字分割成欄」，選擇 Tab 分隔。若 AI 改了欄位順序，請先恢復上述順序，再套用下方公式。

4. 加上三欄公式，讓結果查得到怎麼算

在 G1、H1、I1 分別輸入「實購量」「商品含稅小計」「含運總支出」。

1. G2 輸入：

=MAX(C2,D2)

MAX 會取需求量與最低訂購量中的較大值。本例 C 公司需要 50 本，但至少要買 100 本；這個公式適用於本例的數量規則，若還有整箱倍數等條件，應另外處理。

2. H2 輸入：

=ROUND(B2*G2,2)

用含稅單價乘上實購量，並四捨五入到小數點後兩位。實際報價若另有計稅或尾數規則，要改依供應商條件計算。

3. I2 輸入：

=IF(ISNUMBER(E2),H2+E2,"待確認")

只有運費儲存格是數值，才把商品小計加上運費；遇到「待確認」等文字就保留待確認。這個公式是本例的防漏檢查，仍需先確認單價與數量正確。

選取 G2:I2，向下填滿到第 4 列。也可以複製 G2:I2，再貼到 G3:I4，列號會跟著調整。

圖 4 點選的是 I4，所以公式列顯示第 4 列的公式。出貨條件欄在這張截圖中較窄，完整條件請回看上方原始資料。

核對後，本例結果為：

1. A 公司：105 × 50＋105＝5,355 元。

2. B 公司：108 × 50＋0＝5,400 元。

3. C 公司：99.75 × 100＝9,975 元商品小計，還要加未確認的運費。

A 公司比 B 公司少 45 元，但三家都沒有提供確切到貨日。若你需要某日前收到，價格算完還不夠，得繼續問交期。

5. 把待確認事項，變成能直接使用的詢價訊息

回到剛才的 Gemini 對話，貼上以下提示詞：

【詢價提示詞｜複製開始】

請根據剛才的資料，替 C 公司草擬詢價訊息，詢問 100 本的含稅運費、付款後出貨時間及預計到貨日，並詢問是否能改買 50 本、單價與運費如何調整。不要虛構收件人姓名或承諾下單。

請使用一般對話的純文字，不要郵件卡片。保留主旨、一句開場與四項數字條列，不加入寄送地點假設，全文 200 字內，繁體中文。

【詢價提示詞｜複製結束】

這次第一次回覆出現郵件卡片，還加入「寄送至國內地址」的假設。我們再要求純文字、不假設地點，才得到圖 5 的版本。上方提示詞把兩次要求合併，方便讀者使用；合併版尚未另開新對話重測。

真正寄出前，補上正確的商品規格、收貨地點與希望到貨日期，確認沒有承諾下單，再依公司流程寄出。

這次實測與免費使用的範圍

2026 年 10 月 16 日，我們在 Gemini 網頁版既有帳戶的 Flash 模式實際跑過整理與詢價，再在 Google 試算表輸入公式核對。截圖經裁切與框線標註，回答與計算結果保留原樣。

本篇流程使用一般文字對話與試算表公式，不需要試算表內建 Gemini 功能。依 Google 官方模型說明，未訂閱 Google AI 的帳戶目前可使用 Auto 或 Flash-Lite；免費讀者使用帳戶可用的模式即可，功能與額度以當時介面為準。本次截圖是 Flash，不能視為免費帳戶的實測結果，也不保證回覆完全相同。

讓 AI 先把資訊排整齊，再用公式攤開計算，最後帶著問題去確認條件。比較報價的進步，不只是更快找出便宜的一家，而是更清楚知道這筆錢包含什麼。

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