公司想用 AI，第一個流程怎麼選？

每天都在看 AI 消息，回到公司，報價單還是要一張張看，會議結束還是要追進度。工具試了幾個，卻說不清楚：到底哪件工作變輕鬆了？

「搞懂AI怎麼用」會從這些工作現場的問題開始。每篇拆解一個任務，讓你知道要準備什麼、怎麼試，以及結果怎麼核對。

第一篇，先處理最常卡住的一步：公司想用 AI，到底從哪裡開始？

先把想改善的事，寫成一件做得完的工作

「改善採購效率」很難直接動手。換成「把三份報價整理成同一張條件比較表」，就知道要找哪些資料，也知道做完應該拿到什麼。

「提升客服品質」也可以先縮成「把十則客訴整理成問題類型，列出需要追查的事項」。

你可以先用這個句子描述任務：

把＿＿資料，整理成＿＿，交給＿＿確認。

例如：「把會議筆記整理成待辦清單，交給會議主持人確認。」範圍清楚，才方便試做。

用四個問題，挑出第一個試點

把部門裡常做的工作列出來，逐一問：

1. 會重複發生嗎？每週都要整理的會議待辦，可以持續觀察效果。

2. 拿得到資料嗎？有可使用的筆記、文件或表格，才有東西能處理。

3. 有人能核對嗎？要找得到熟悉這項工作的人，判斷有沒有漏掉、寫錯或自行補內容。

4. 能先小範圍試嗎？先產出一份草稿，由人確認後再使用，方便發現問題和修正。

如果某項工作的資料拿不到，或結果沒有人能判斷，先把這個缺口補起來。

這個練習要用什麼工具？

本頻道初期會以 Google 產品示範，讓你沿用熟悉的工具，逐步練習工作流程。這篇先使用 Gemini：開啟 gemini.google.com，把下方虛構筆記與指令貼入對話框。整理後的結果可以複製到 Google 文件，由會議主持人核對並保存。實際操作公司資料前，請先確認公司允許使用的工具、帳戶與資料範圍。

試一次：把會議筆記整理成待辦

以下是虛構練習資料，可以直接複製到 Gemini 練習：

本週會議：小林週五前整理三家供應商的報價。客服提出要補寫配送 FAQ，會議同意，但尚未指派負責人與期限。是否更換物流商，下次再討論，本次沒有決定。

接著貼上這段指令：

請把以上會議筆記整理成「已決定的待辦」與「尚未決定的議題」。待辦欄位包含任務、負責人、期限與原文依據。沒有提供的資訊填「待確認」，不要自行補上人名或日期。保留「週五」的原文，不推算實際日期。最後列出需要會議主持人確認的問題。

你要檢查的結果很具體：

• 整理報價的負責人是小林，期限是週五。

• 配送 FAQ 已同意補寫，但負責人與期限仍待確認。

• 更換物流商還在討論，不能列成已決定的待辦。

這是預期的核對重點，實際輸出仍要對照原文檢查。清單完成後，由主持人核對，再請負責人確認任務與期限。

看整件工作有沒有改善

第一次試做，記下三件事：有沒有漏掉任務、有沒有補出不存在的資訊，以及整理加核對總共花了多久。

如果生成很快，卻要花更多時間重改，就需要調整資料或指令。先拿幾份虛構或已核准的資料找出問題，再決定是否繼續擴大。

第一個試點的目標很簡單：做出一份你看得懂、查得回去，也確實用得上的產物。

今天先寫下一件想改善的工作：「把什麼資料，整理成什麼，交給誰確認？」

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