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生產管理

銷售管理

總是左右為難的產銷協調會

產銷協調會應以《業務需求》與《生管供給》兩個面向的差異,來協調市場面及生產面所面臨的各項變動因素或問題, 進而集思廣益、找出對企業營運最好的對策,所以,產銷協調會議可說是搭起銷售和生產間的一座橋樑。

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・2021/09/08

產銷協調會有問題才需要開嗎?

這是發生在某公司各部門場景…

業務:明天要出的貨會延遲2天,這家客戶很難纏,應該早點通知呀!        

生管:上周業務部門緊急插單了3次,嚴重打亂本周的生產節奏,計畫趕不上變化!有幾張單趕不出來了,要請業務跟客戶喬一下交期。

採購:生產線組長反應供應商的物料品質異常,我請廠商快點調料來!

倉管:唉…已備的料用不完,已接單的生產卻有缺料,現場快要斷線斷料啦!


產銷協調會千萬不能等各部門發生衝突或是困難時才召開。為了能及時協調並解決公司產、供、銷每個環節所發生的異常,應該是固定時間舉行,例如:每週一例會、或是新品開發、訂單變更頻繁時。另外,如果有特殊的緊急事件也可以臨時召開。會議中每個單位可針對資源衝突進行協調與決議,並且依據決議執行。

 

產銷協調會誰是老大?

某日的產銷協調會議,會議上大家唇槍舌戰,你一言我一句,該怎麼辦?

業務部:上週接獲的客戶訂單預計下周一交貨,生管部的回應卻是要等到下周三才能出貨,這樣無法跟客戶交代,一定要如期出貨,生管部想想辦法吧!

生管部:使命必達也得要考量料件供應、生產線的負荷,我們也想拉近產線與訂單的距離啊!


產銷協調會應以《業務需求》與《生管供給》兩個面向的差異,協調市場面及生產面所遭遇的各項變動因素或問題,進而集思廣益、找出對企業營運最好的對策。所以,產銷協調會是搭起銷售和生產間的一座橋樑,會議執行重點有哪些?


1.與會人員:產銷協調會的主持人通常是生產部的高階主管,例如廠長。

         會議固定班底有:總經理、生管部、業務部、採購部、製造部、

         研發部、品管部。


2.討論事項:會議中主要討論的事項,常見的有:

  • 預期這個月或未來的訂單狀況與產能負荷狀況。
  • 客戶交期在未來2周~1個月內要出貨的訂單是否可以準時出貨?
  • 無法準時出貨時,需確認異常原因,例如:缺料、產能不足或是插單。
  • 提出異常原因的對應解決方案,例如:催料、找替代料件、人員加班或是找外包廠商生產,甚至於緊急插單生產。
  • 如果討論後還是無法避免訂單延遲,生管部門必須明確告知延後的天數,並由業務部門提前與客戶溝通,維持良好的客戶關係。


3.準備資料:會議上為了避免各部門站在自我立場而誤導生產計畫的安排,各部門應該事先準備相關報表,例如:

  • 業務部:未來2周~1個月出貨的訂單,以及需要插單的緊急訂單。
  • 生管部:最新的生產週排程計畫表,或是日排程計劃表。
  • 採購部:本周需要進行的採購跟催明細表、供應商供料明細表。
  • 製造部:本周製令規劃結果表、製令預計產出表。未來2周~1個月的生產線或設備負荷狀況表。


訂單重要? 還是產能重要?

是訂單重要還是產能重要呢? 建議企業可用質量、成本、交付、服務之營運策略做為產銷平衡的考量的依據。來看看以下兩個實際案例:

 

案例一:

某汽車零組件企業,業務部門同時接獲《中心車廠》與《維修保養廠》2家客戶訂購同一種零件的緊急訂單,交期為同一天;但生管部門回覆生產線產能負荷過大,這兩張急單無法同時交貨,到底要先做誰的呢?


企業可依據客戶帶來利潤和價值對客戶進行分級,主要是區分哪些是重點客戶,哪些是一般客戶,資源的分配可以依據實際狀況針對重點客戶優先安排,因為這些20%的大客戶貢獻了企業80%的利潤,對企業經營業績產生一定影響。

 

以上述案例來看:可以先滿足重點客戶《中心車廠》的訂單交付與服務;再針對消費頻率低、消費量小、利潤薄的一般客戶《維修保養廠》協調交期變更事宜。後續,生管部門可重新依據客戶訂單的輕重緩急,協調出訂單的優先順序,妥善安排生產計畫。


案例二:

某公司面臨轉型,積極跨界拓展新產品的業務市場,生管部門因產線負荷已滿載,所以針對臨時插入的緊急訂單,告知業務部門會比預訂交期晚2天才能出貨。但業務單位回應這家客戶的新品訂單很重要,而且已向總經理報備,無論如何這張訂單一定要準時出貨!


對於公司面臨轉型,積極跨界拓展新產品的業務市場,當市場陸續傳回接單捷報,對公司來說正是打進「新市場供應鏈」的好機會。因此,即便產能負荷面臨瓶頸,仍應積極完成訂單生產。建議企業可以評估訂單是採生產線增加、人員加班的內部協調方式,還是以委外生產、調貨...等外部資源來完成。


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