一般個人或家庭採買物資簡便容易，不過換成企業的採購就不一樣了，舉凡詢價/比價、下單、庫存各階段都有大大小小的問題產生，尤其機械零組件產業品項繁多，在採買與控管上較為吃力。以企業角色來看，採購既是需求者又是提供者，在面臨缺料時，卡在供應商及需求單位之間，往往有苦說不出，時常陷入無限催料的迴圈之中。

採購日常：一張訂單兩頭忙，三催四請五告慌

採購最主要的工作就是下單、追料、進料，基本上就是追著時間跑，因為物料到貨的時間會直接影響到生產計畫，也就等於影響企業的生計，所以採購的任務重大，壓力自然也大。

若是機械零組件業的採購，其用料大多為金屬材料，包括鋼材、銅材或其他合金材料，首先就要面對數十、數百種以上的繁雜項目，中間不時還得應付生管、倉管等其他內部人員頻頻催問進度狀況；好不容易料來了，還得為成堆又大又重的零組件解決存放空間的問題；在生產過程中，時不時要盯緊用量，才能即時判斷是否增量加訂或減量刪編。

然而，以上只是內部作業，對外作業還包括對供應廠商的篩選、商討溝通、跟催，在這樣「內憂」與「外患」的雙重壓力，不少採購忙到心力交瘁，苦不堪言。

總歸採購心中的痛，大致為以下幾點：

▌時間

時限迫在眉睫，卻買不到料或供應商交不出貨。

▌地點

料來了卻騰不出可放置的空間，或是放置的空間不對，影響到其他產線訂單。

▌價格

包括詢價、比價，且如遇原物料上漲，像是國外進口長交期料件，或是價格波動幅度較大的鋼材，易使成本增加。若要另詢新的供應商，又得從頭瞭解評估。

▌品質

料品質不良或不符標準。

▌數量

料數目不對（過多或不足）。

想要打一場漂亮的勝仗，必須知己知彼，因此即時掌握這些要素的資訊十分重要，這樣才能瞭解全盤狀況，進一步找出擺平這些問題的方法。

聰明採購3大招

傳統採購模式有兩大缺點：一是外部資訊不透明，指的是供應商可能有一些信息是沒有主動披露的，而採購下訂之後只被動等對方準時或延遲交貨，且在品質和數量上的控制甚少參與涉入；二是內部資訊不即時，一般採購往往固定在月底或年末等特定時間點，用不一定準確客觀的依據編制採購計畫，導致物料經常過量或短缺。

然而，我們既已知曉哪些因素是會造成影響的關鍵，就需對症下藥採取有效措施，才能避免問題產生或變得重大。以下3點是在進行採購時必要做到的：

1.弄清採購5W

採購的5大要素即是供應商、時間、價格、數量與品質，所以採購要先搞清楚5個W---What（要買什麼）、Who（跟誰買）、How（如何買）、When（何時買）、How many（買多少），才不會買錯料、找錯廠商、誤判買進的時間點或數量，才能避免落入缺料、催料、呆料的狀況。然而最常發生的問題是，找到對的物料、對的廠商，時間抓不準還是白搭，就好比談戀愛一樣，即使遇到對的人，在不對的時機出現，還是會錯過，也只能抱憾終生。

2.建立管理機制與流程

就機械零組件業來說，可依料件使用頻率區分成不同的採購方式，像關鍵料、長交料可透過預測訂單進行採購，短交料、專用料則可依實際使用量。每週可進行預估未來每月用量，每月（一般為月底）檢核實際庫存量，兩相對照以利後續抓出更為精準的預估數目，減少浪費或不足發生的機率。

3.抓緊催料備料時間點

催料要做在前面，不是時間快到了才催，也不是做完了才問剩多少或不夠多少，然後才去計畫怎麼備料。要讓採購更順利的關鍵點，主要分為3個階段：

▌開工前-確認料況，是否備齊，若有缺料，也要知道該向哪家廠商催料、有沒有替代料？庫存還有多少？且交期前至少提早一週提醒廠商到貨並詢問相關狀況，在特殊狀況下，甚至可直接去現場催料檢料，更有效率。

▌製造中-運用機聯網做到自動化報工，可即時掌握現場管理，確認每一工序如期上線及完工，也能避免異常狀況發生造成產品毀損或進度停滯，並針對進度報告及時對原計畫進行適當的調整。

▌完工後-掌握生產進度，不僅是為了可及時調整該訂單生產計畫，還包括後續訂單的計畫，以降低產品閒置天數，避免空間的浪費及獲利的延遲，也讓採購可提早下訂及催料。

採購範圍廣泛，從生產前的採購計畫、訂單管理、到貨驗收，以及生產製程中的進度狀況，完工出貨還得盤點統整，為下一張訂單進行準備。其中環環相扣，不是只有單一的「購買」行為，因此過程中有諸多關鍵，會產生各式痛點也在所難免。不過，一旦瞭解重點所在，只要用對方法把關得當，加上合適的輔助系統工具，像是建立自動化採購流程，可提升效率、減少失誤，就能避免延續那些道不完、訴不盡的「採購血淚史」。

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參考資料：鴻海金牌管理師 洪興暉《供應鏈, 不是有料就好: 工業4.0時代的採購實戰力》