把時間投注在開啟與閉合迴圈

生產力＝願景＋執行力

自從工業革命強調個別勞動者的產量與生產線各項指標以來，人們始終關注於生產力（Productivity）的效率和產出兩大層面。無論如何，最富生產力的個人實質上同時具備兩種重要特質：願景（Vision）與執行力（Execution）。

試想一下你大腦中不斷「循環」的任何事—某個構想、你要購買的某樣物品、「掛念」的事情、一項洞見、下一個步驟、得要告訴別人的話。

願景就是我們開啟更多新的腦內迴圈—包括融會貫通各式想法、種種事物將獲得理解，你將用前所未有的方式思考事項之間的關聯性（發揮創意），或是想出一種新的解決難題方法。執行力就是我們閉合這些腦內迴圈——完成待辦事項清單上的事情、逐步完成步驟、落實自己的願景。

懷抱不凡願景的人會在腦中開啟許多迴圈。有卓越執行力的人則使腦內迴圈閉合。高生產力的人既有願景、也將之付諸實現。比方說，尋思如何為團隊化解問題時產生出色的想法，就是開啟迴圈。告知團隊實踐該構想的方法，就是閉合迴圈。你的時間就是投注於開啟與閉合腦內迴圈的循環之中。

許多人困於封閉腦內迴圈，沒時間為自己開啟新的思路。他們具有執行力但缺乏願景。還有的人雖能想出許多出色的主意，卻從未能夠具體落實。你必須願景和執行力兼具。倘若你忙於閉合腦內迴圈或完成待辦事項，而未能集思廣益、深謀遠慮、產生新點子或形成具創意的解決方案（開啟新的迴圈），那麼你只符合生產力等式一半的條件。

忙於完成代辦事項的狀態，大腦將陷入封閉迴圈。圖︱Pixabay

從願景到執行力，檢視生產力5C

我曾詢問各企業高管產生最優質想法的地點與時間，他們的答案裡三個首要的時地是①淋浴時、②通勤途中、③從事某種休閒或無關工作的活動時（比如說烹飪或是遛狗）。我們大腦需要這些停機時間，好休養生息和激發新想法。高管們的答案從未包括開會期間或對收件匣進行分類時。在那一類活動中較少有讓新腦內迴圈浮現的空間。

在我們把自己的潛能發揮到極致之前，必須像一條蓄勢待發的橡皮筋，先拉回來，停一下。假如你懂得運用策略，將可把休息時間化為富生產力的時光。

理解腦內迴圈的整個生命週期，對領會願景與執行力的價值很有幫助。在迴圈的生命週期裡，歷經我稱為生產力5C 的循環。我們將在後續章節逐一探究：如何找出能夠開創新想法的放鬆時刻、從哪裡以及怎麼採集新點子，還有最重要的是，如何把所有迴圈併入一個易於追蹤的系統，以確保你能完結或閉合每個迴圈。

讓我們循著迴圈的生命週期來檢視生產力5C：

• 放鬆：結束工作後，撥出時間遛狗

• 創造：生出一個出色的想法，適合提交給某個客戶應用於即將登場的銷售活動

• 採集：你用手機記下這個構想，然後把筆記轉移到清單漏斗（第三課將詳談清單和整個過程）

• 整合：傍晚時，你整理好隔天要用的清單，並預定翌日上午十時致電給客戶

• 完結：你與客戶洽談，促使其銷售活動實踐你的創見

這就是新構思（願景）從發想一路發展到確保能夠具體落實（執行力）的循環過程。本書每個相關章節將引導你完備生產力等式的兩大要項。

求取平衡、不再窮忙

我們的日常生活裡充斥著手持式行動裝置，以為藉由它們可從任何地點處理一切事情，省下許多時間。然而，點一下就能開啟的email 突然使我們覺得有刻不容緩的急迫性。與此同時，即時通訊內容和簡訊如影隨形，不斷地侵擾我們的當下時刻。令人啼笑皆非的是，這些裝置最終使我們浪費掉的時間多過它們為我們省下的時間，除非我們實質上想清楚善用它們的方法。

我們多半也比以往有更多的會要開。試想一下，當你詢問某人或是自己被問到如何度過一天的時間，有多少次你只能回答說，被進度表和接連不斷的會議壓得喘不過氣，甚至沒時間吃午餐或上廁所。這是舊式生產力思維下的老生常談。

我們過度頌揚了這種工作方式。我們讓終日勞頓變成很潮很酷的事情。我們誤以為忙忙碌碌是必然的。我們不斷聽到別人強調他們馬不停蹄，於是覺得夜以繼日很重要，然而這絕不是打造可永續的職場環境之道。

某些最高階主管的行程表並不緊湊，他們把大量時間用來集思廣益、閱讀產業新聞、創造或獨立思考。他們領略到會議與會議之間的開放時間深具價值，並充分利用它們來重新組織和處理資訊。他們深諳，只是獨自思慮問題，可能是推進事情的最佳方式。

我們為什麼要延續忙碌代表成就的老派想法？又為何把參與過多的會議當成一種榮譽勳章？我主張，我們理應求取平衡，以此取代看重勞碌的觀念。

作者專職投入谷歌生產力（Productivity@Google）計畫，從五大部分、20堂課，傳授工作、生活、自我平衡的時間管理術。

把時間當作精力的銀行帳戶

我們都知道時間是最有限的資源之一，然而為什麼我們的作為往往像是把時間當成無限的資源？

我們理當省思：接下新的專案要從哪裡撥出時間？新下屬用哪種方式匯報工作較不會占用我的時間？如果我不必參與新的兩週一次的會議，可利用這些時間來做什麼？

如果我們保持這種權衡取捨的心態，便能設定自己的優先事項，並在每回抉擇時刻找出合理的平衡之道。設定界限是可行的。實際上，這是最基本的事情。斤斤計較把時間花在什麼事情上是好事。你照樣能夠厚植自己的社會資本，並且成為人人眼中優秀的同事。

我們得像看待銀行帳戶那樣珍視時間。倘若有人索求你銀行帳戶裡的錢，你不會說，「沒問題！這是我的帳號和密碼，你想領多少錢都可以！」那麼，我們為何不同樣看重時間？假如有人要我們開會，多少人會回說，「當然！我有時間！」我們的時間銀行餘額肯定便如此耗光。

就如同每天可花用的錢有一定的金額，我們每日可耗用的「精力點數」也有一定的額度。要把精力點數用於哪裡、可從何處獲取精力、想把它們耗費在什麼地方，全都取決於你自己。特定事情會耗用較多精力點數，而你能運用一些策略來節省精力，或是更明智地善用它們。本書將提供多種策略，讓你能以友善的方式拒絕那些看似值得，卻會榨光你的時間資源和精力點數的事情。

每天可花用的錢有一定的金額，我們每日可耗用的「精力點數」也有一定的額度。圖︱Pixabay

生產力的基本成分：精力流與專注力

心流（Flow）＋專注（Focus）＝善用時間（Time Better Spent）

時間管理這個時髦術語意味著我們想要更多時間，我們需要額外的時間，我們的時間不夠用。然而，即使我們有了更多時間，往往還會有更多事情發生。

你在日程表上排定週二早上九至十一時這個時間區塊，預計用來進行一個真的很重要的專案。你啟動電腦，閱讀一封新email，馬上就到了九點十三分。你花了幾分鐘開啟一個工作資料夾並為它命名，然後收到一個即時訊息。轉眼已是九點三十二分，你回到電腦螢幕前，注意到有個你一直想完成且較容易處理的工作。很快就到了十點五分，你瞥見有封似乎頗緊急的email，於是點擊開啟它。在十點三十六分，你開始懷疑，距離開會只剩二十分鐘了，有必要現在開始進行新專案嗎？時間突然成了最不重要的問題。

為什麼會發生這樣的事？

因為時間管理只是第一步驟。它是發揮生產力必備的護欄。而生產力的基本成分是精力流與專注力。當我們在能量低落的時日「擠出時間」，這些時間將不會有多大價值。

並非所有的時間都有同等的價值。我在上午十點到十點半創造的新事物，將比我於下午四點至四點三十分隨便做的東西更加令人印象深刻，儘管兩者同樣用掉三十分鐘。這兩個時段並不等值！我上午的精力點數比下午的精力點數更富價值。在適切的時段善用你的精力點數，將可獲得更優異的投資報酬率、產生更優質的成果。了解自身的這些模式，有助於你在規畫時間上把精力運用來發揮最大的生產力。

※本文摘自《上線時間管理術：Google時間管理一姐的高效秘訣，找到工作／生活／自己的平衡與幸福》（Laura Mae Martin著），圖文由商業周刊出版授權刊登