每次用AI都要重新打指令？用 ChatGPT 整理好這 6 層工作環境

AI 每次都像重新開始？用 ChatGPT 整理好這 6 層工作環境

「幫我整理資料，先講重點，這份資料是要給主管看的。」

如果每次打開 AI，都要先重講這些要求，再貼一次專案背景、補上參考文件，光是準備工作就得花不少時間。上一段對話明明調整過格式，換個地方工作，又要重新說明。

我會把這些設定分成六層來整理：自己的背景、不同工作的專案、長期記憶、參考資料、需要的工具，最後才是排程。

下面以 ChatGPT 網頁版為例，搭配一個「準備客戶拜訪」的假設情境。這六層是整理工作的方式，功能與畫面會依帳號、方案和公司設定有所不同。

1. 先讓 AI 知道你是誰、希望它怎麼回答

第一步，我會先把自己的基本背景和回答偏好告訴 AI。

你可以把它想成第一次跟一位新的工作夥伴合作。對方如果連你是誰、做什麼工作、平常在處理什麼事情都不知道，回答自然很容易停在比較通用的層次。

所以可以先整理一些長期不太會改變，而且真的會影響回答的資訊，例如：

• 你是誰、目前做什麼工作
• 所在的產業或負責的領域
• 平常最常處理哪些事情
• 對某個領域大概熟悉到什麼程度
• 希望 AI 用什麼方式回答
• 有哪些你不希望它做的事情

年齡、所在地、使用的工具等資訊也可以放，但不需要為了完整而全部填上。只有當這些資訊真的會影響回答時，再提供就好。

例如，假設你是一位負責企業客戶的業務，可以寫:

我負責企業客戶開發，平常需要準備客戶拜訪、整理會議紀錄和追蹤後續事項。

我對 AI 工具有基本使用經驗，但不是工程背景，所以遇到技術內容時請用簡單的方式解釋。

請使用台灣繁體中文回答，先告訴我重點，再補充必要的細節。

如果資料不足，直接告訴我缺少什麼，不要自行補出客戶資訊。

這些相對固定的內容，可以放進 ChatGPT「設定 → 個人化（Personalization）」裡的自訂指令（Custom Instructions）。官方設定說明

先提供那些會影響它怎麼理解你、怎麼回答你的資訊。

像「這週要拜訪哪個客戶」或「這次要介紹哪項產品」這種只跟單次任務有關的內容，就不用放在這裡，留到實際工作時再告訴它。

2. 用 Memory 記住你的習慣

有些事情，你可能不想每次都重新講一次。

例如你習慣先看重點，再決定要不要看詳細內容，或是整理資料時希望先列出結論。這類長期不太會改變的習慣，可以交給 Memory（記憶）。

Memory 開啟後，ChatGPT 可以從平常的互動中保留一些有用的背景。

你也可以直接問：

你目前記得我哪些工作習慣？

看看它記住的內容對不對。

如果工作方式改變，也可以回到「設定 → 個人化 → Memory」查看或調整。官方記憶說明

我會把它簡單理解成：自訂指令是我主動告訴 AI 規則，Memory 則是讓 AI 記住我們合作過程中慢慢累積的習慣。

3. 不同工作，放進不同 Project

當你開始用 AI 處理不同工作時，最好不要全部混在同一個地方。

例如準備客戶拜訪、寫文章、研究新產品，需要的背景和資料都不一樣。

這時可以建立不同的 Project。

假設建立一個「客戶拜訪準備」專案，就可以把這項工作的要求先寫進去：

這個專案用來準備客戶拜訪。

請幫我整理客戶背景、上次還沒有解決的問題，以及這次要確認的事項。

資料沒有提到的內容，請標示待確認，不要自己猜。

之後只要是準備這類工作，就回到同一個 Project 裡處理，不需要每次重新交代用途。

如果不同客戶之間的資料差很多，也可以再依照客戶分開建立。

簡單來說，Project 就像是幫不同工作各自準備一個工作空間。

每個空間裡都有自己的對話、資料和工作規則。官方專案說明

4. 把真正會用到的資料放進去

有了 Project 之後，下一步就是把這項工作真的會用到的資料放進去。

例如準備客戶拜訪，可以加入：

• 最新產品介紹
• 上次拜訪紀錄
• 客戶曾經提出的問題

這樣你就不用每次問問題時，再把所有背景重新貼一次。

例如可以直接問：

根據上次拜訪紀錄和產品資料，幫我整理這次拜訪前要確認的事情。

如果資料裡只提到客戶很在意交期，但還不知道要買多少，就讓 AI 把「確認數量」列成待確認，而不是自己猜一個答案。

這一層其實很簡單：

AI 回答得好不好，很大一部分取決於它手上有沒有正確的資料。

所以不用一次塞進所有文件，只放這項工作真的會用到的內容就好。資料更新時，也記得把舊版本整理掉，避免 AI 同時看到不同版本的資訊

5.再把 AI 接到你平常使用的服務

前面整理好背景、專案和資料後，下一步可以考慮讓 AI 連接你平常工作的外部服務，例如 Google Drive、Gmail 或 Google Calendar。

我會把 AI 想成一個能力很強的實習生

就算他很會整理資料、分析問題，如果看不到公司的文件、不知道客戶寄了什麼 Email，也不知道接下來有哪些會議，能幫忙的事情還是有限。

把這些服務連接起來之後，AI 就能在你允許的範圍內使用原本散落在不同地方的工作資訊。例如：

幫我找出 Google Drive 裡這個客戶最近的提案與會議紀錄。

或是：

整理這個客戶最近寄給我的 Email，列出目前還沒有回覆或需要追蹤的事項。

也可以搭配日曆確認接下來有哪些會議，再根據相關資料協助準備。

ChatGPT 目前可以透過外掛與其中包含的 App 連接外部服務。找到需要的服務後，依畫面連接帳號並確認授權範圍，就可以在對話中使用支援的資料與功能。官方 App 說明

讓 AI 不只知道你在這段對話告訴它什麼，也能在需要時取得你原本就在使用的工作資料。

當它能看到相關文件、Email、行程和其他工作資訊，回答就比較有機會建立在你的實際工作脈絡上，而不是每次都從一張白紙開始。

6. 最後，把固定會做的事情排進排程

如果有些工作會固定重複發生，就可以再考慮用排程處理。

以客戶拜訪為例，如果每週一都要整理當週的拜訪安排，就可以建立一個固定提醒：

每週一早上，提醒我整理本週客戶拜訪清單，並確認上次未解決問題、最新產品資料與本次要問的事項。

在支援的帳號中，可以透過 Scheduled 頁面，或直接在對話中告訴 ChatGPT 想執行的時間與內容來建立任務。

建立完成後，可以先檢查任務卡片中的時間、內容與通知設定，確認是否符合原本的需求。之後如果時間或工作內容有變，也可以回到 Scheduled 頁面修改、暫停或管理任務。官方排程說明

排程不一定要從複雜的自動化開始。

像固定提醒、定期整理待辦，或週期性檢查某件事情，都可以先從一個簡單任務開始。等確定這個工作真的會重複發生，再慢慢增加需要的內容。

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