請別部門幫忙的訊息，寄出前檢查 6 件事

2026-11-10

作者

Tim Pu

找別部門幫忙，訊息寄出去就沒下文，常常不是對方不幫，而是看完不知道你要什麼、要多快、要花他多少力氣。這份 6 項檢查表適合每天要跨部門協作的上班族，寄出前花一分鐘對一遍，附一則改寫前後的對照。

這份檢查表有 6 項，適合每天要找別部門幫忙、卻常常等不到回覆的人。

跨部門請求最常卡住的地方，不是對方不願意幫，而是他看完訊息，還要回頭問你好幾件事：你要的到底是什麼、什麼時候要、為什麼找我。每多一個問題，這件事在他的待辦裡就往後排一點。

下面 6 項，寄出前花一分鐘對一遍。

一、第一句就說要什麼

很多人習慣先寒暄、再交代背景、最後才講請求。對方往往讀到一半就被別的事打斷。

把請求放在第一句：「想請你幫忙調出上個月 A 客戶的出貨紀錄。」背景放在後面。

一句話就夠：「因為這個系統的權限只有物流組有。」或「這個規格上次是你們組定的。」

對方知道為什麼是自己，比較不會想把它轉給別人，也比較不會覺得自己被隨便抓來做事。

背景不是越多越好，而是剛好夠他做這件事。問自己：他拿到這則訊息，能不能直接開始做？還是得先回來問我「是哪一份」「哪個時間區間」？

常見的漏項是：檔案名稱或位置、時間範圍、要的格式。

「越快越好」等於沒有期限，對方只能自己猜。

寫清楚時間，順便說原因：「週四下午前，因為週五早上要給客戶報價。」有原因的期限，對方比較願意配合，萬一真的趕不上，也比較會早一點告訴你。

同樣是請人幫忙，「幫我看一下」和「幫我看一下，大概只要確認第三頁的兩個數字」，對方的反應會差很多。

能拆小就拆小。如果整件事很大，先請他做第一步就好。

要回在信裡、放進共用資料夾，還是直接改在檔案上？要給你一個人，還是要副本給主管？

這一項最常被省略，結果對方做完了，卻用了你不方便用的方式交回來，又多一輪來回。

改寫前：

「您好，不好意思打擾了，最近我們在整理一些客戶資料，想說是不是方便請您協助一下，如果有空的話再麻煩您，謝謝！」

改寫後：

「想請你幫忙調出 A 客戶十月的出貨紀錄（要出貨日和數量兩欄就好）。這個系統只有物流組有權限，所以來麻煩你。週四下午前給我可以嗎？週五早上要給客戶報價。匯出成 Excel 放在共用資料夾的『報價』底下就好，謝謝！」

改寫後的版本，6 項都對到了：第一句是請求、說明為什麼找他、背景只給需要的、有期限和原因、範圍很小（兩欄）、交回方式清楚。

做行政的人找資訊部門：「想請你幫新同事開會計系統的帳號，他下週一到職，權限比照同組的小陳就好，開好再回我這封信。」

做業務的人找財務：「想請你確認 B 案的付款條件能不能改成月結 60 天，客戶週三要回覆，你只要回我可以或不可以，不行的話再告訴我最多能到幾天。」

做工程的人找設計：「想請你看一下登入頁的錯誤訊息文案，這週五要上線，只有三句，直接改在附件的文件裡就好。」

6 項都寫進去，不代表訊息要寫得很長。如果一則請求寫到要往下捲，對方一樣會先放著。每一項能用一句話講完，就用一句話。

如果只能先改一項，先從第一項開始：把請求移到第一句。