舊客戶沒有再下單，老闆該叫業務追嗎？先準備一份買方用得上的資料
2026-11-10
鄭錦聰
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企業老客戶很久沒有採購，原因可能是專案週期、需求改變或先前的問題尚未處理。本文以電子零件供應商為例，做出舊客戶盤點卡、採購條件表、聯絡訊息與 AI 老闆分身講稿，幫業務從催單轉向有內容的對話。
業務會議上，老闆看到一份報表：「這些客戶以前有買，怎麼最近都沒有訂單？」
業務說：「我再打電話問問看。」
問題是，電話接通以後要說什麼？如果第一句就是「最近有沒有要下單」，客戶可能回答「有需要再找你」，然後雙方又回到等待。公司有一份舊客戶名單，不等於已經有一個重新合作的機會。這個機會需要一個對方現在用得上的理由。
先回到當初買東西的情境
假設你經營電子零件供應公司，曾經供應工業連接器給設備製造商。這位客戶不是每個月固定補貨，而是依設備專案採購；最近一段時間沒有新訂單。公司留有成交料號、產品資料、當時討論的交貨安排，以及常見的詢料問題。
這時候先不要替客戶寫結論。他可能還有庫存，也可能專案暫停、改了設計或換了採購窗口；如果上次合作有未處理的交期問題，更需要先處理。過去曾經購買，是一段可以接回來的關係，不是一張保證對方還有相同需求的證明。
我會請業務先做一張簡單盤點卡。它不必變成龐大的 CRM 專案，重點是聯絡前先看懂自己知道什麼。
舊客戶盤點卡：先把已知和未知分開
以前買什麼：一款用於設備專案的工業連接器。先找回原廠、完整料號及訂單資料。
購買節奏：隨專案需要採購。比較以往間隔，不把每位客戶都用同一條時間線分類。
最後討論：當時曾談交貨安排。回看紀錄，若有未結事項先接續處理。
還不知道的事：專案是否繼續、原窗口是否仍負責。透過合適的聯絡方式詢問，不先猜原因。
可以提供的協助：查詢料號供應、數量與交期；有需要時討論替代方向。依公司真實服務準備資料，再邀請對方提出需求。
可能的下一步：查詢、討論新案，或暫時不需要。依買方回覆安排，不把內部提醒寫成雙方約定。
如果原業務已離職，新接手的人就直接介紹自己：「我是現在負責這個窗口的同事。」過往有紀錄就用紀錄接，沒有紀錄就先問清楚。這比假裝和對方很熟，更容易把後面的工作交代明白。
給客戶的不是促銷訊息，而是一份能和同事討論的表
這家零件公司可以從客戶常問的問題做一份小資料。它不是一份要求對方立刻交回的表單，而是一份幫採購、設計與現場同事整理需求的工具。
工業連接器採購前，先整理五件事
1. 原廠與完整料號：先找上次採購資料、產品標示或規格書；資料不齊，也可以先拿已知部分討論。
2. 這次用在哪裡：是既有設備維修、新案打樣，還是原產品的後續生產？不同用途可能需要不同的討論。
3. 需要多少、何時使用：先記預估數量和希望到貨時間；有分批需求，再把各批安排列出來。
4. 是否能評估替代：若可討論，先列出不能改變的條件，交由客戶設計與產品人員核對，並安排需要的測試。
5. 希望供應商先協助什麼：查原料號、討論可能選項，或先一起看資料是否足夠。實際供應、價格和交期，要依查詢結果回覆。
台灣電子零件供應商的公開 FAQ 也把缺貨、停產、替代資料與交期確認列為客戶會遇到的問題。你不必照搬別家服務；先把自己公司真正能做的事寫清楚，就能讓一份型錄以外的內容替業務開路。
業務重新聯絡時，可以這樣說
假設紀錄顯示，陳經理過去為設備專案買過連接器，也曾討論交貨安排；目前沒有已知未結事項。原業務可以傳這樣一段話：
陳經理您好，我是之前協助貴公司設備專案詢料的王先生。上次我們討論過連接器的交貨安排。最近我把詢料時常需要的料號、數量、時間和替代條件整理成一頁，想到您和同事之後盤點時可能用得上，提供給您參考。
想請教目前原來的專案還會用到這款料嗎？若正在準備下一批需求，我可以依您手上的資料協助查詢；暫時沒有安排也沒關係，謝謝您告訴我。
對方如果回答「設備還在維修，但目前不確定需要多少」，業務可以說：「了解。您先提供手上查得到的原廠和料號，我們可以先確認要查哪些資料；數量與時間等您和現場確認後，再一起討論。」如果對方說專案已經結束，就問是否還有其他尋料問題需要協助；沒有就尊重對方的安排。
如果曾經有未解決的交期問題，先聯絡處理那件事。不能因為公司準備了新資料，就跳過客戶記得的上一次合作。
老闆手上的資料，怎麼變成能反覆使用的介紹？
同一家公司已有產品資料、採購常問問題、業務的查詢流程，以及可提供的服務。老闆可以用 AI 老闆分身的銷售漏斗和網路研討會銷售演講用途，先把材料整理成上面的採購表，再寫一段介紹，讓買方在聯絡業務前先理解自己要準備什麼。
下面是一段可以繼續修改、錄製的講稿：
如果你負責設備採購或維修，手上可能有一張舊料號清單，但這次實際要多少、什麼時候需要，還要回去和現場確認。等到要詢料時，才發現不同資訊分散在不同同事手上。
你可以先挑一項正在使用的連接器，整理原廠、完整料號、預估數量和希望到貨時間。若原料需要另找方向，再把不能變動的條件列出來，讓設計和產品同事一起核對。資料還不完整也沒有關係，先把已經知道的拿出來談。
我們把這些問題做成一份採購條件表。你可以先拿給採購或現場同事看；如果希望查詢供應，就帶著目前有的資料找我們，一起確認下一步要查哪一項。
把稿子換成公司實際提供的產品和服務，再配合合適素材錄製。業務可以在重新接觸曾買過同類零件的客戶時提供表格與介紹；客戶看過、覺得與自己的工作有關而主動提出需求，業務再接手。對方看過影片和決定採購是兩件事，影片的工作是先介紹並幫人判斷是否值得繼續談。
客戶願意談時，業務要接住哪一步？
假設陳經理說：「原來的設備還在用，其中一款料可能要補，但交期要先看。」
業務：了解。這次方便先給我完整料號、原廠和預估數量嗎？希望到貨的時間如果還沒確定，也可以先告訴我目前的安排。
客戶：料號和原廠我找得到，數量要問現場。先查一下能不能供應。
業務：好，我先依現有資料查詢。等您確認數量，我們再核對可供應數量、價格和交期；如果需要討論其他方向，再請設計同事一起看條件。
對話有了具體任務：客戶找料號與數量，業務查詢供應，再依結果回覆。公司接下來可以分別記錄多少舊客戶有具體回覆、多少人提出查詢、多少進入洽談或報價，以及最終訂單。這些數字要等實際執行後才會出現。
老闆今天就可以挑一項主力產品，和業務一起看一小組曾購買的客戶：當初為什麼買？現在有什麼值得提供的資料？先把一份資料做好，再讓業務按每位客戶的情況使用。
我設計 AI 老闆分身，希望老闆手上的產品知識，不只留在少數資深業務的經驗裡，也能整理成客戶看得懂、同事拿得去用的介紹。想把產品介紹、客戶疑問與後續洽詢接起來，可以看看 AI 老闆分身。
作者：鄭錦聰
參考資料
- Do It Digital：How to restart conversations with past customers