採購之重：傳統流程的高壓與低效痛點

在鼎新的採購部門，不僅處理日常訂單採購，還涉及固定資產及庶務性採購。每個月，需要處理超過1,500張的發票單據，這個龐大的作業量，讓傳統的手動流程面臨極大的挑戰。

採購資深同仁麗芳和婉瑜觀察，點出過去的痛點：

紙本洪流與耗時整理：供應商送來發票後，必須先將紙本文件進行整理、歸檔與掃描。麗芳指出，光是整理一張發票，可能就需要花費10分鐘，可想而知1,500張單據累積的工時有多驚人。

人工比對與格式確認：掃描之後，每筆單據還必須根據發票號碼和採購單號進行逐一存檔。由於發票格式多樣，如果發生查找錯誤或單號不符，就必須耗費大量時間進行人工查找、比對和確認。

「月底炸單」的極限挑戰：婉瑜指出，最讓人神經緊繃的是每個月的結算衝關期，許多供應商習慣在25號前後，一下子大量湧入並上傳發票至SRM系統。這意味必須在極短時間內完成上千張單據的核對與檢查，高強度的工作壓力讓人感到緊張和焦慮。

AI 賦能：階段性轉型，從輔助到協同的進化之路

鼎新自家研發的AI 生單助理，能夠自動辨識採購單、圖紙與發票憑證，將資料轉錄進ERP，進行報銷流程或進行設計圖轉工單等多元場景，減少人工輸入的耗費與時間。

簡化輸入，自動辨識效率翻倍

AI生單助理在採購流程，透過自動辨識、比對和歸檔發票流程，實現流程自動化與效率提升。從初期的輔助驗證，逐步邁向高度智慧化。

首先，發票處理流程得到了革命性的簡化，採購現在只需要透過AI生單助理，直接使用手機拍照，生單助理智能識別與自動錄入自動進行圖像辨識，擷取發票上的所有關鍵數據，並將資料直接錄入至系統中。

由於AI已經完成大部分資料的結構化和錄入，採購的工作從「輸入」變成了「確認」，一張發票的製單時間可以從10分鐘降低到1分鐘，麗芳表示，這讓處理單據的時間大大的減少。

系統把關，人力只需聚焦異常

透過生單助理，告別全面人工核對：婉瑜強調，在SRM系統中，單據在導入AI之後，其實已經不需要耗費這麼多的人力來逐一檢核，大幅降低了人工作業量。

另外，AI能自動檢核錯誤：如果發票數據在比對過程中出現錯誤或異常，AI 會自動生成報告並傳送給相關人員。這套機制能夠讓採購的精力從大量的常規單據，轉向少數真正需要人工判斷的異常情況。

鼎新的生單助理於採購職能上的應用，初期核心目標是透過自動辨識、比對和歸檔發票流程提升效率，為了穩健轉型，鼎新採用階段性策略，從初期的+AI輔助驗證，將逐步邁向更高度智慧化AI+與更多場景的使用。

下一階段生單助理於採購的應用場景，重點是檢核與比對的防呆機制，最終則將實現全面自動化與例外處理，將利用AI輔助，確保AI辨識結果與SRM數據的一致性，並專注於檢核SRM錯誤。

採購從「重複執行者」到「問題解決者」的價值體現

鼎新採購導入AI生單助理不僅優化了流程，更重要的是實現了人力資源的價值轉移，讓採購同仁能夠發揮更大的工作價值。

同仁工作減負、增效與心態轉變

實質效率的提升：+AI應用極大地減少了重複性的人工操作時間，讓同仁能夠在月底的「炸單」時刻，也能從容應對，避免時間被低效的行政作業佔用。

後勤部門的「減負增效」：麗芳深深感受到，公司透過AI助理的導入，正在為後勤部門實現「減負與提效」，同仁可以把時間投入到更有價值的分析和流程優化工作中。

改善工作環境與團隊士氣：婉瑜表示：「我很開心，公司是真的有看到我們的需要，而且也真正在改變我們的工作環境。」AI的協助，有效減輕了同仁在高峰期的心理壓力，提升了團隊士氣。

告別手動地獄！AI 生單助理如何讓採購效率翻倍？ AI幫你搞定！

啟動擴散效應：+AI應用的持續生長

採購部門+AI場景應用的初步果實，在鼎新內部激起了+AI內用的漣漪。這不僅是一次部門效率的提升，更是一次企業內部的數智化浪潮啟動。

當第一線同仁感到AI帶來的實質幫助，一個部門開始用得順手，就會觸發AI應用在公司內部的持續生長，逐步擴散到包含售前、業務、顧問、研發、後勤等更多職能與部門，打造+AI內用的正向循環，讓AI成為鼎新持續進步與看見新可能的數智驅動力。