溝通技巧
經營管理
工作當中遇到問題就開會討論，或是公司有固定的周會、晨會，大家總是感覺會議好多，尤其是部門主管每天都有開不完的會，但常常開完會了，問題還是沒有解決。你是不是也有同樣的困擾呢?
大家有沒有這樣的經驗，工作當中遇到問題就開會討論，或是公司會有固定的會議時間，例如：周會、晨會，大家總是感覺會議好多，尤其是部門主管每天都有開不完的會，但常常開完會了，問題還是沒有解決，感覺都在浪費時間，這樣的會議其實是沒有效的。
我們都知道會議的目的其實就是解決問題。因此，我希望大家先思考三個問題：
其實不是，我建議是部門主管再加一位專員就好。這樣做其實有幾個原因：
1.職務代理人：可能部門主管需要開其他的會議或是出差、請假，有些人會找其他部門的主管來幫忙開會，但每個部門的『眉眉角角』只有自己部門知道，所以請其他部門主管代為開會，頂多只能知道會議中發生了什麼事情，但是沒有辦法達到溝通的目的。
2.幫助部門主管跟部屬之間有更好的互信與合作原則：因為部屬沒有辦法理解主管在會議上發生了什麼事情，為什麼部門主管必須這樣做，所以經常部屬只會一昧地責怪主管，這時候如果部門的專員知道會議中的情況，就會比較了解其實主管已經幫部門爭取很多應有的權益。
3.最重要的是請專員幫忙做屬於自己部門的會議記錄：每一個細節都要記下來。因為協助公司做會議記錄的人，通常只會記錄大方向，透過自己部門的人員記錄會議內容，比較不會遺漏小細節或者是後續部門應該要做的事情，讓主管能夠更專注地進行溝通，以減輕主管的負擔。
我們經常看到有些公司從早上9點開會，一路開到晚上八、九點都還沒結束會議，但這樣真的好嗎?其實根據統計，人的注意力只有大概10分鐘到半小時，所以，我建議最好半小時內把會議完成，一個小時已經是極限。
有些人會說怎麼可能，那麼多事情要做、要談，這麼短的時間這麼可能討論完。其實是有可能的!因此，最重要的是會議前的準備。
我建議把各部門會議上要談的事情先條例式地列出來，以及碰到問題、希望的解決方案，然後各部門在會議前先將資料Email給與會的人員，讓大家可以看到會議上要討論哪些事項，以及需要哪些部門先看過資料，你可以打電話提醒對方，會議上有幾個問題想跟他做討論。
當你看到對方提供條例式的問題，你可以事先準備相關資料，這樣的好處是老闆要打臉你比較難，或者是可以做到更有效的溝通。如果你發現沒有相關資料，你還有時間可以補上基本的資料，因此，會議前的準備是非常重要的。
另外，會議前資料的閱讀也非常重要，有些人會議前根本沒有讀過資料，所以討論的時候他什麼想法都沒有，下一次他就會很緊張地先讀過會議前的資料，這樣會塑造一個很好的組織文化，也就是開會前必須要認真看資料，不然會議上就等著被打槍，所以這其實會幫助你一次比一次更加有效率地開會。
在會議中部門的利益衝突，老師給大家三大心法：
將各部門需要和其他部門協作且造成困擾的地方條例式寫出，並且自己提出希望的解決方式。
其實各部門一定會有沒辦法配合的地方，比如說：以法務來講，他一定要堅守公司的風險控管原則，所以他一定不可能一天就給你回覆，因為他要審的是各個部門的合約，所以，他必須至少有2~3個工作天。
這時候我們就需要去協調各個部門，可不可以先要到公版的合約讓法務先審，讓他有時間先看有問題的地方，這叫做各退一步的解決方案。
部門跟部門之間的解決方案是可以調整的，比如說你提出的plan A、B、C，哪一個方案是你的合作部門最能夠接受的方案，有哪些地方可以再微調，所以叫各退一步。這時候會議的主持人很重要，他要能夠傾聽、聽懂每一個部門各自想要傳達的真正意涵，然後去做調停的動作。
當兩個部門僵持不下，這時候會議主持人可以講說：『我覺得你們雙方講得都很有道理，你們也都是為了公司好(這句話很重要)』。因為主持人要安撫他們的心，這是溝通的一個技巧，我知道你們都是為了公司好，既然方向是一致的，可不可以A部門稍做調整，B部門也做一些調整，看看大家是否可以接受。
因此，會議主持人必須在公司有一定的公信力，所以通常會是高階主管，比如說像副總、總經理，或者是說所有部門裡面大家最能夠接受的那個人。
很多時候我們當下覺得這樣應該沒有問題了，但執行之後卻發現更多的問題發生，這時候當然要想辦法再優化，所以當方案執行到一半的時候，趕快召開緊急會議，針對執行中的問題做優化、調整，直到找到最適合的SOP為止。
如此一來，每一次的會議都是有效率的，而且每一次會議都是能夠真正找到問題的解決方法以及達到溝通的目的。
想要進階學習《領導管理、溝通》相關議題，推薦您相關課程資訊
【面授課程】
【線上課程】
延伸閱讀
我們使用本身的Cookie和第三方的Cookie進行分析，並根據您的瀏覽習慣和個人資料向您展示與您的偏好相關的廣告。如欲瞭解更多資訊，您可以查閱我們的隱私權政策。