EP3.訂單是否會delay？接到電話起10分鐘內可推測

歡迎來到裝備製造早餐吧！早餐店要經營的好， 除了餐點要美味、同時也要注意出餐速度， 同時又要適當的控制成本. 而裝備製造業要如何做到如期、如質、而且專案成本控制在預算內呢？在上一集當中有講到「專案管理是團體戰」，且在整個專案過程中大致分為設計階段、採購發包階段、組裝與發運安裝階段，每個階段每個負責的專案成員的策重點都不一樣，溝通上不可避免的有很多衝突。我們要一一揭開每個角色的痛巴。今天就先來談談「專案管理的一開始 — 設計階段」。

你知道為什麼，裝備製造業專案進度管理中我們第一個要談的就是設計階段嗎？因為我們裝備製造業的客戶並不像其他產業，他們都是先把產品設計好再接單或是就直接提供標準量產的產品：我們提供的設備機台服務都是依照每一位客人需求量身打造。

所以接到訂單後， 為了爭取客戶期待的交期， 就開始一邊設計一邊生產。因此即使還沒有完成所有設計細節， 但該先跑的零部件就要先確定， 因為沒有出圖，採購就無法發圖給廠商進行客製零件的加工，廠商來不及入料，現場就沒有零件可以組裝，出圖就像順利的起跑， 影響到接下來的速度， 所以我們才會把設計階段放在首要控管的關鍵里程碑。

業務接單時都必須當下承諾交期，但都是先答應再說，為了搶時間，採購跟生管就開始追問設計圖何時會完成，出圖時間一延後，進料時間勢必拖延， 就代表缺料的風險提升，現場必須趕工加班組裝：甚至整個大缺料怎麼趕工都來不及，最後就是延後出貨。

因此在開案會議上，PM跟設計主管就會在當下就要押上各機構、電控與軟體完成的預計時間，之後才能往後展開發包入料跟後續組裝的計畫。

但可能有人會覺得，都知道要完成的時間後就是已經完成設計階段的計畫了。但不是這樣的，沒這麼簡單！設計單位接下來要開始思考【如何將客戶嘴巴講的想像， 設計並打造出機器來】，所以必須評估，到底要有哪些機構、 電控的規格並搭配軟體的組合才能符合客戶期待。如果每一個都從0開始就是超級大工程，花費的時間會太多且太久， 所以必須先判斷哪些可以直接調用歷史的圖面直接發包生產，哪些機構須要重新搭配客製調整，有哪些組成所需的零件需要重新出圖， 實際上是需要展開每一張訂單下必須完成的所有圖面。(再展開相對的細部待辦)而這絕對不是小數目，常見少則50-60張， 多的話上百張都有， 這也是設計階段技術的核心所在。

這時就又會有人問啦！既然已經展開所有代辦任務且一開始都押上時間了，那這樣設計計畫不就搞定了？但這樣也不對喔~~！設計出圖的計畫，不會只有需要出圖的清單跟預計完成的日期，還有一個關鍵：每張圖該由誰來完成的呀! 上百張圖如果都派給同一個人，那要等到猴年馬月才能完成，那客戶還會等你嗎。所以設計主管的困難在於要把上百個任務分派給適合的設計人員，因為交期再一開始就先承諾了，所以每個機構中關鍵零件的出圖時間都先被押好，如果把出圖的任務派給已經工作滿載甚至超負荷的人員身上，你覺得圖面能準時完成的機會高嗎?所以設計主管對每一位設計人員還掛著多少任務跟負荷量不清楚時，他就會把任務派給做不出來的設計人員，圖就會Delay時，採購跟生管一天到晚追著設計主管要圖。

我們在一開始設計階段就必須搶快，不是出圖的速度快而已，因為接單時交期已經承諾，料件加工時間很難被壓縮，為了滿足交期，要搭配料件LT與組裝到料的時間點，關鍵零件出圖的時間必須更快被定義且即時完成，不然出圖順序不對，導致關鍵料最後才到，組裝還是會不順暢而延後完成。所以設計階段的每個細項任務必需又快又準。

但是！對設計人員來說，無論哪張圖要先畫，最終都是他們要畫完的工作，如果一開始主管沒有很明確告知每一項任務、順序跟時間，他們也無從辨別哪一張出圖任務應該最優先出圖，每天就是能畫多少圖就畫多少圖，要是有人來追某張圖時就優先趕那一張圖，要是一天到晚都有人來追趕，整個畫圖的節奏被打亂，變得更沒有效率。

所以一開始就無法明確預估圖面的完成時間，就會時時被關心畫圖的進度，就會每天追問「這張圖好了沒？ 那張圖什麼時候可以給?」讓設計人員也會覺得很煩

那會有什麼樣方式可以讓身為老闆的我在設計階段的管理上可以做得更好的方法呢？對於設計主管來說，剛剛提到以前是先承諾設計的完成日期再說，但現在如果主管能夠直接查看每一位人員所有待辦任務的進度與未來工時負荷，開案會議就可快速承諾或直接協調，且後續合理分派任務給適合的設計人員。

我們現在知道設計主管的困難點和設計人員的痛苦，找到問題點，就是能轉變的開始。

對於設計主管來說，剛剛提到以前是先承諾設計的完成日期再說，但現在如果主管能夠直接查報看表直接掌握每一位人員所有待辦任務的進度與未來負荷狀況，開案會議就可快速承諾或直接協調，且後續合理分派任務給適合的設計人員。 （這就是所謂的資訊透明化）

另外，先透過設計主管將出圖計畫展開並搭配後續設計人員進度即時回報」～讓設計主管立即知道現況。然後~對於設計人員來說，他們需要正確的接收到每一個出圖任務的緊急度明確，讓出圖節奏能自己掌握、且可讓直接看到哪項專案的任務是該優先完成的，在完成上傳圖後順便回報進度，再也不用一天到晚被詢問的電話打擾。

對於設計人員來說，他們也能正確的接收到每一個出圖任務的緊急度明確，讓出圖節奏能自己掌握、且可讓直接看到哪項專案的任務是該優先完成的，在完成上傳圖後順便回報進度，再也不用一天到晚被詢問的電話打擾。（這就是所謂的資訊可視化）

精準來說的話，我們現階段講的是「把任務時程可視化」，如果今天設計主管接到訂單通知後，他就可以很快速的先預估出圖是否來的及，跟採購確認料件交期後，就能直接推估入料的預計落點，距離客戶的交期還有多少時間可組裝拉。

所以，今天設計主管接到訂單通知後，他就可以很快速的先預估出圖是否來的及，跟採購確認料件交期後，就能直接推估入料的預計落點，距離客戶的交期還有多少時間可組裝。

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