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EP4.進度管理沒有誰是老大~不再兄弟鬩牆的2項關鍵

🍔「採購發包階段」是計畫是否能如期上線的最重要階段? - 「做好到料計畫、且如期進料,就可能避免急的不來、來的不急,倉庫堆滿提前物料的混亂,和提前付款的問題喲!」 夢想很美滿,但現實很骨感。事實上的生產過程總因訂單急、料件多,以至於採購得常常追問:「發包了沒?廠商預計何時進貨?廠商送貨了嗎?還在卡在驗收?現場還沒有收到料?」 伊隆馬克思說過:「很多時候問題比答案難找」 只要找到問題點,就能解決問題! 問題到底出在哪裡呢? 要如何做才能掌握到正確的資訊呢? 要如何做才能改善採購與生管間的溝通效率呢? 讓我們老闆娘溫溫~ 來為你問問講師吧!

作者

溫溫

977

・2022/05/24


歡迎來到裝備製造早餐吧!早餐店要如何持續維持餐點的優良品質、保持出餐快速、又能夠降低成本呢?裝備製造業要如何達到如質、如期、如成本呢?

從第一集以來,我們一直提到「專案管理是團體戰」每個流程都是環環相扣的,每個角色的策重點都不一樣,所以要減少溝通上的落差,才能在組裝現場時能順利完成任務。上一集我們講到設計階段,設計主管和設計人員的解決方法了,在這集我們要繼續往下個階段走,來談談「採購發包階段」這期間,生產管理常常遇到的痛點喔!


據說對於裝備製造管理這行來說,「採購發包階段」是影響計畫是否能如期上線並完成的最重要階段,真的是這樣嗎?

我們來享一個問題後就會懂了~如果你是早餐店老闆,客人點餐點了豬排蛋漢堡後,冰箱裡面沒有豬排⋯⋯你覺得能在10分鐘後把豬排蛋漢堡交給客戶嗎?當然沒辦法,100%被客訴,對吧?

就像這樣啦!這個階段最主要的任務是「發包、追料、進料驗收」,確保在每一階段組裝前都沒有缺料。做好到料計畫、如期進料的話,就可以不用一開始就讓料件都提前進場等著投料組裝。對於裝備照造業來說,料通常少則600項,多則上千項。再加上組裝通常都需要一個月的時間,如果這麼多物料來場的順序錯誤急的不來,來的不急,整個倉庫跟現場一定放不下,是要讓老闆再買一塊地堆放物料嗎?


我們的料件很多是又大又重,料件進貨都直接放到現場,當提前很早進場時會讓現場堆放一大堆料件,讓現場動線變得雜亂,太早到料不僅占位置還要提前付錢;更重要的是料來不及,現場就會因此待料停工,本來排好的專案就被打亂,組裝進度延後,更可怕的是組裝延後不是這張訂單延後而已,現場空間就被占據,(骨牌效應)下一張訂單就沒有位置可以上線,所以採購必須即時掌控採購與到料的時程。對於生管來說,因為訂單急、料件多,一天到晚都要追蹤料件進度,他們最擔心的是現場有沒有料可以順利組裝,所以常常會去問採購「發包了沒?廠商預計何時進貨? 廠商送貨了嗎?是不是還卡在驗收,現場還沒有收到料?」


當遇到設計變更的時候,尤其是到了組裝階段才發現要設變,生管就啟動追追模式:追設計出圖,追採購緊急發包入料、追品管驗收、追倉庫發料到現場。對於採購來說,採購不只有處理一個專案的料件,所有的客製加工料件都要發送圖面跟廠商確認並詢議價後才能發包,不是只有打打採購單而已。當採購一天要處理上百件加工料時,任何一件疏乎就會影響專案的進度。

我們曾遇過有採購說:「生管一天到晚追問他『廠商送貨了沒?』、『怎麼檢驗這麼久?』⋯⋯阿ERP不是都有進貨跟待驗資料,直接查看不就好了,難道他查的跟我查的會不一樣嗎?如果一天到晚都要我回覆狀況,我哪有時間可以追料跟處理發包的事情,聽到電話或line響起,就開始覺得很煩燥。』那位小姐講得一臉氣噗噗,想請我們想辦法讓他們的生管不要在一直問問題去煩他xD


如果做到資訊透明化和即時化的話,生管就不再需要一天到晚追採購發包進度、確認倉庫收料狀況、跑品管跟催驗收,可以直接檢視專案料件目前處理進度,針對異常再進行溝通協調,就能減少很多資訊傳遞錯誤或是影響大家效率的問題。過去生管需要到ERP撈取進貨明細後,再轉出excel對照專案,判斷料件的到料狀況與達成率後才能判斷是否可以進行上線計畫安排,花了很多時間在做文書作業。當倉管與品管工作不變下就可以即時透過平台的數據整合不需要額外作業就可直接查看每一個專案的料件發包與到料狀況~而且物料資訊透明,第一時間發現風險與異常,生管就能快速跟採購協調追料的方案,也讓現場組長提前調整當日的組裝計畫,就像東野一樣大家可以同步作業。把省下的時間集中火力問題,特別是針對遇到設變,就能夠更有餘力能緊急應變。而對於採購來說,他能夠直接得知有新的請購需要往下進行,不用像以前一樣花時間看報表檢查是否還有請購尚未完成,有新的請購就會主動提示,採購就不再需要擔心漏單忘記發包。生管不需再一天到晚追著採購問,也省下了採購確認料件進度與達成狀況的時間,可以有更多時間執行追料,確保進料能夠準時,讓組裝依照計畫開工。


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有其他工作上的疑惑希望得到解答嗎?

歡迎在下方留言,我們一起跟你找答案。

 

🍔裝備製造早餐吧老闆娘|溫溫

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