【AI系列】從自己慢慢做到AI一起做，Excel工作方式正在改變
2026-09-15
知識學院小編
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Excel基本功還是重要，但現在不一定每個步驟都要自己從頭做到尾。整理資料、製作樞紐分析、畫圖表、寫函數，都開始有AI可以協助。真正值得學的，不只是多會一個工具，而是知道什麼交給AI加速、什麼仍然需要自己判斷，重新安排Excel工作的做法。
以前學Excel，是學「怎麼做」；現在還要多想一步
做報表時，你可能已經有自己熟悉的一套流程。
收到資料，先整理格式。
接著做樞紐分析、寫函數、整理圖表，最後再把結果調整成可以交付的樣子。
這些工作沒有消失。
但 ChatGPT 加入之後，其中一些原本需要自己慢慢操作、查資料、測試的步驟，開始有了不同做法。
例如不知道公式怎麼寫，可以先描述需求。
資料格式很亂，可以請 AI 協助整理思路。
想呈現一組數據，可以先討論適合的圖表。
所以現在學 Excel＋AI，真正值得思考的已經不只是：
「這個功能怎麼操作？」
而是：
「這件工作，哪些需要我自己做？哪些可以讓AI幫我加速？」
01｜資料先別急著動手改，把需求說清楚
假設你收到一份員工資料，其中一欄長這樣：
業務部－王小明－A00125
主管希望你把它整理成：
部門姓名員工編號業務部王小明A00125
以前可能先研究文字函數，或手動拆分資料。
現在則可以先把情況描述給 ChatGPT：
A欄的資料格式是「部門－姓名－員工編號」，希望分別拆成三個欄位，原始資料保留，請提供適合的Excel處理方式。
這時候，AI才知道你真正想完成的是什麼。
所以第一個改變不是「少學一個Excel功能」。
而是學會把：
「我要整理資料」
說得更具體：
- 原始資料長什麼樣子？
- 最後希望變成什麼樣子？
- 有哪些條件不能改？
需求越清楚，後面的處理才越有效率。
02｜樞紐分析很快，但先決定「你想看什麼」
樞紐分析是Excel整理大量資料非常實用的工具。
但同一份銷售明細，可以做出的分析非常多。
- 按照月份看營收。
- 按照產品看業績。
- 按照業務比較表現。
- 按照地區觀察差異。
如果沒有先想清楚目的，很容易做出一堆表，卻不知道哪一張真正有用。
所以與其一開始就問：
「這份資料怎麼做樞紐？」
不如先問：
「我希望從這份資料知道什麼？」
例如：
比較各產品每月的營收變化。
或：
找出不同地區銷售表現的差異。
當分析目的變清楚，才比較知道欄位應該怎麼安排。
ChatGPT也可以協助產生樞紐分析，但「要回答什麼問題」，仍然需要由使用者決定。
03｜圖表不是做完就好，要讓人一眼知道重點
同一組數據，可以變成很多種圖。
但選錯呈現方式，反而可能讓資訊更難懂。
例如要觀察：
每個月營收怎麼變化
重點在「趨勢」。
但如果今天想看的是：
五項產品誰高誰低
重點就變成「比較」。
所以做圖表之前，可以先回答：
我要讓讀者看見什麼？
AI可以協助產生圖表、減少操作時間，但最後仍然要回頭確認：
- 這張圖有沒有正確呈現資料？
- 選擇的圖表適不適合？
- 真正重要的資訊有沒有被看見？
AI可以幫忙畫，人還是要決定這張圖想說什麼。
04｜函數不用每次都從第一個字開始想
這可能是 AI 加入 Excel 後，最直覺的改變之一。
很多工作情境其實不是不知道自己要什麼，而是：
知道答案想怎麼算，卻不知道公式該怎麼寫。
例如：
依照員工編號查找另一張工作表的部門資料，找不到時顯示「待確認」。
以前可能先回想該用哪個函數，再搜尋語法、調整範圍。
現在可以直接描述工作需求，請 ChatGPT 協助產生公式。
遇到資料整合、條件判斷或動態陣列等需求，也可以用類似方式開始。
但有一件事沒有改變：
公式還是要檢查。
至少要確認資料範圍、條件與結果是不是符合自己的需求。
AI讓「產生公式」變快了。
但「這個答案能不能用」，仍然需要人判斷。
05｜Excel＋AI，不是把Excel交給AI
如果把前面幾個情境放在一起，就會發現新的工作方式比較像：
人提出需求 → AI協助 → Excel執行 → 人檢查結果
例如：
資料整理
你決定最後需要什麼格式，AI協助找出處理方法。
樞紐分析
你決定要回答什麼問題，AI協助建立分析。
圖表
你決定想表達什麼資訊，AI協助產生視覺呈現。
函數
你描述計算邏輯，AI協助產生公式。
所以 AI 並沒有讓 Excel 基本功變得不重要。
反而是：
越知道Excel能做什麼，就越知道該怎麼請AI幫忙。
06｜真正值得省下來的，是「反覆摸索」的時間
很多 Excel 工作最花時間的地方，不一定是最後按下 Enter 的那一刻。
而是前面：
- 找方法
- 查公式
- 試一次
- 發現不對
- 再搜尋
- 再修改
AI最適合介入的，往往就是這些原本需要反覆摸索的環節。
把時間省下來之後，人可以把注意力放回更重要的事情：
- 資料到底對不對？
- 這份分析代表什麼？
- 這張圖真正要告訴主管什麼？
- 最後應該採取什麼行動？
這可能才是 Excel＋AI 帶來更重要的工作方式改變。
會操作之外，也開始學會「分工」
不是把工作全部交給AI，而是重新分配：
人負責需求與判斷，AI協助生成與加速。
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