企業採購 AI 服務時，提案要先說模型還是工作成果？

企業收到 AI 服務提案，常會先看到模型名稱、功能清單與「提升效率」這類承諾。這些資訊可以說明供應者使用什麼技術，卻還沒回答採購真正要判斷的事：團隊要交出哪些資料、拿回什麼工作成果，以及誰要檢查它能不能進入日常流程。

假設公司每週都有專案會議，會後同事各自留下筆記，主管還要重新整理決議與待辦。這時提案只寫「AI 協作決策平台」，採購者仍需要追問：錄音能不能提供？AI 整理什麼？錯了誰改？試辦結束時，怎樣算值得繼續？

我會先把供應者要交付的工作說清楚，再選模型與工具。以下是一份可以拿進採購討論的一頁說明。

AI 會議整理服務：一頁採購說明

要改善的工作

把一場已授權處理的專案會議，整理成團隊可查看、可修改、可跟進的決議與待辦。

公司要提供的輸入

一場會議的錄音或逐字稿。

會議名稱與必要背景，例如專案目標、部門用語和既有工作表格式。

指定一位負責人核對決議、負責人與期限。

供應服務交付什麼

一份按議題整理的會議摘要。

一份決議清單，分開記錄已決定、待確認與未決事項。

一份工作清單，包含待辦內容、負責人和會議中提到的期限。

一份核對表，標示逐字稿或會議中找不到依據的欄位。

誰在什麼時候確認

AI 先從會議材料整理草稿；主持人或主管核對決議、負責人與期限後，才把清單交給工作負責人。若會議裡沒有說明負責人或日期，清單就保留待確認，不自行補一個答案。

一輪試辦如何驗收

先拿一場有代表性的會議完成一次交付，團隊逐項檢查：

1. 每個決議都能回到會議內容核對。

2. 尚未決定的事情仍標示為待確認。

3. 每項待辦都有可辨認的工作內容；沒有明確負責人或期限時，清楚標記缺項。

4. 主管能在一份成果中完成修改，而不用重新聽完整場錄音才找得到全部段落。

5. 團隊知道核對後的清單要放在哪裡、由誰接手。

這張說明先固定了工作範圍和使用者責任，採購會議才有東西可以比較。之後再討論工具是否能接既有會議平台、資料存放位置是否符合公司規範、格式能否匯入工作管理系統。這些會影響供應方案，但不必取代一開始對交付成果的說明。

從提案標題走到可比較的工作

把常見的提案說法改成採購者能直接比較的工作說明：

AI 智慧會議助理：採購者仍須追問要提供什麼資料、會拿到什麼；改成工作說明：提供一場會議錄音，取得摘要、決議清單與待辦草稿。

自動追蹤所有任務：採購者仍須追問 AI 怎麼知道誰負責、何時完成；改成工作說明：從已核對的會議內容擷取負責人與期限；沒有說明的欄位交回主管確認。

全面提升會議效率：採購者仍須追問哪個流程會少做、誰會使用結果；改成工作說明：主管核對後，團隊以確認過的待辦清單安排後續工作。

這些工作說明不是否定產品名稱或模型，而是讓技術回答一個已經看得見的需求。若供應方案真的能自動同步待辦、把資訊寫進公司既有系統，就在交付和資料條件確認後具體列出；不要只用「智慧」兩個字替採購者猜內容。

企業採購可以比較的五個問題

1. 工作與輸入對得起來嗎？

提案說要處理會議決策，就要列出會議錄音、逐字稿或其他必要輸入。若還需要先整理部門詞彙或欄位範本，也要放進試辦前的準備工作。

2. 成果是否能被團隊接手？

「提升效率」是目標，不是交付物。採購者可以要求看一份匿名化的示範成果，直接檢查格式是否適合主管核對、同事修改與後續跟進。

3. 不確定資訊會怎麼處理？

會議中沒決定的內容應留為未決；負責人或期限沒有說清楚時，要顯示待補，而不是用看似合理的文字填滿。採購者可以把這種例子放進驗收題目。

4. 真人責任落在哪裡？

整理草稿、回到原文、確認決議、對團隊交辦，是不同工作。提案要讓使用者看見哪些步驟由服務處理、哪些步驟仍由主持人或主管完成。

5. 試辦結果是否連到下一個決定？

一場會議的試辦，適合回答「資料能不能提供、交付格式能否使用、核對流程是否順手」等問題。它還不足以直接代表全公司所有會議都適合採用。試辦後再決定要延伸哪些會議、需要哪些串接，以及服務範圍如何調整。

供應者如何把這份說明轉成提案第一段

同一份工作說明，也能幫顧問與供應者寫清楚第一段：

協助每週都有專案會議的團隊，把會議錄音整理成決議、待辦與負責人清單；主管核對後，團隊就能依確認內容安排跟進。第一輪先處理一場會議，檢查資料輸入、整理格式與核對流程是否符合公司使用方式。

這一段先讓採購者看見工作、輸入、成果與試辦範圍。接下來的提案再說明模型、資料流向、權限、系統串接與維運條件，會更容易按同一把尺討論。

鄭錦聰的判斷

企業不必因為 AI 方案列出更多模型名稱，就以為它更貼近自己的工作。先說清楚要改善哪一段、會留下哪個成果、誰負責核對，技術比較才有落點。

如果你正在為自己的產品或服務整理市場定位、產品賣點與找客方法，可以參考《總裁AI商業思維公開課綱》。

採購端先定義要交付的工作，供應端則把成果、範圍與真人責任說清楚，雙方談的才會是同一件事。