從一次工作養出自己的AI分身：打造專屬Skill，讓雜務從30分鐘變3分鐘

2026-09-03

作者

陳昭妤

對經常往返客戶端的外勤人員來說，「看信、回信、排行程」往往不是最核心的工作，每天卻可能占掉30分鐘以上的時間。如今透過「郵件代理分身」先行處理，只需幾分鐘確認待辦，就能完成原本繁瑣耗時的工作。

「我自己最有感的，是現在下班後不需要再花很多時間去Check信件跟行事曆、安排行程。」

身為要頻繁跑客戶端的外勤人員，鼎新數智經理楊秉翰回憶，過往信箱每天都塞滿各種行程確認、問題諮詢與內部聯繫等信件，光是把信件一一看完、回覆、將行程登錄到行事曆，就耗上不少時間。

直到在鼎新Agent Space個人空間中建立起專屬的AI「郵件代理分身」，才出現了根本性的轉變。

從混亂收件匣到自動化工作流

為了擺脫被信件追著跑的被動狀態，楊秉翰設計了個人「郵件代理分身」，擔任他的第一線數位特助。每當有新郵件寄達時，Agent Space的郵件中心會先行辨識，根據用戶設定的規則做分類（例如：分類會議通知、客戶詢價信），而後指派給「郵件代理分身」完成任務。

這套自動化流程徹底重塑了日常作業：

以往客戶來信討論拜訪行程，楊秉翰必須同時對照信件、Google行事曆與地圖，再手動把客戶公司、時間、地點與討論主題填進行事曆，至少需耗費2、30分鐘。

但打造了「郵件代理分身」後，分身會在背景自動解析信件，只要內容提到會議時間、拜訪日期，分身就會主動比對行事曆，若訊息不完整也會主動生成待辦提醒。

「有次客戶約的時間剛好碰上我的出國行程，系統立刻跳出『行程有衝突』的提醒，並且直接提供建議的改期時間；如果信裡沒寫地址，它還會自動搜尋網頁補齊，寫進行事曆。」楊秉翰分享，如今自己只需每天檢查分身建立的待辦，點擊確認回覆後，幾秒鐘內即可安排好行程。

另一個顯著轉變則是客戶的活動報名資料整理。

過去收到客戶預約信件，需要手動更新到Excel客戶名單，耗費大量時間，楊秉翰因而特別為分身建立「報名資料整理」Skill，分身會自動提取客戶資訊並寫入Excel，打破過去跨系統處理成本。

回顧為分身設計Skill的過程，楊秉翰坦言困難的不是技術，而是如何歸納出工作邏輯，讓AI理解你的流程習慣。楊秉翰舉例，若是客戶的諮詢信件，他會希望分身能先代為判斷：這封信是否需要他本人回覆？或他僅是被通知的一方？若需要回覆，AI便會預先擬好內容。

而多數人之所以容易卡在此階段，多是因為一次就想把所有規則列清楚。「但其實一般人很難一次想清楚，常常都是邊做邊找出規則。」於是他透過使用過程，根據工作習慣持續為分身建立不同的Skill，而不追求一次到位。

一方面，個人分身會學習使用者的判斷邏輯，持續記憶與進化，愈用愈懂你；另一方面，使用者也能根據工作流程需求，慢慢為分身增加不同面向的技能。

楊秉翰分享，Agent Space的特色在於能用自然語言直接建立Skill，因此他會先透過對話與AI實際試做一次工作流程，確認它真的做得到、做得對，再請AI直接將流程封裝成Skill。若AI判斷此動作未來會常用，甚至會主動詢問是否要做成此分身的Skill。

這種「先做過一次再提煉」的方式，相比一開始就要把所有邏輯講清楚容易得多，也因為完全不需要寫程式，讓設計分身的門檻遠比想像中低。

使用一段時間下來，楊秉翰最有感的改變是不再需要花大把時間檢查信箱，只需看一眼待辦，就能清楚掌握客戶或業務的會議行程、下一階段的確認對象、等待回覆內容。

「這不只是效率提升，而是把過去因為人力有限、只能被動等待的事情，變成隨時能掌握推進的日常。」對他而言，個人空間最大的價值，是讓每個人能依實際問題，透過自然語言打造出真正適合自己的數位幫手，而不是被迫套用別人的工作方式。

而「郵件代理分身」僅是起點，隨著使用情境愈來愈多，員工也能持續建立不同任務角色的個人代理分身，並在實際執行過程中，把驗證過的做法沉澱成Skill，搭配組合到不同分身上，例如對帳與催款代理、客訴分流代理、交期查詢代理等。這讓AI的能力不再停留於單一任務，而能隨著工作經驗逐步擴充。

當AI開始承接更多日常工作，人也就能更專注在需要經驗與判斷的事情。而那些原本只存在於個人腦中的經驗，也有機會被留下來，成為團隊最大戰力。