進項對帳的作業瓶頸：資料已數位化，流程仍仰賴人工

企業導入ERP後，進貨與帳務資料已有系統管理，但收到供應商發票時，仍經常需要人員逐筆核對；原因在於發票的來源與格式並不一致：有些隨貨送達，有些透過電子郵件寄送；有些是電子發票，有些則是手寫單據。人員必須先確認供應商與金額，再到系統中尋找對應的進貨單或應付憑單，建立單據之間的關聯。

即使找到對應資料，也可能遇到稅額或尾數差異，需要進一步釐清。為了確認數字正確，企業往往將整批資料都交由人工檢查，使原本可以標準化的作業持續占用人力。

進項對帳的瓶頸，在於資料之間的關聯與核對，仍需要人員逐筆完成；交易量越大，這項負擔也越明顯。

整合發票接收來源：從紙本掃描到郵件附件解析

要讓AI Agent接手進項對帳，首先必須讓它取得發票資料，本集介紹兩種常見的處理方式：

• 紙本發票與手開發票

人員先將發票掃描成圖檔，放入指定目錄，Agent便可讀取檔案，啟動辨識與後續處理。手寫發票也可作為辨識來源，但供應商資訊與金額必須足夠清楚；如果字跡模糊、數字黏在一起，仍可能影響判讀。

• 透過電子郵件收到的發票

Agent監控指定信箱，收取符合條件的發票郵件，並解析附件內容，接續執行單據比對與資料更新。

透過這兩種入口，企業可將分散於紙本與信箱的發票納入處理流程，減少人員逐封開信、下載附件與整理資料的重複操作。

建立多維媒合機制：從辨識文字到核對交易資料

Agent的處理流程可分為四個階段：影像辨識、資料提取、多維媒合，以及後續更新與結帳。

首先透過OCR辨識圖檔內容，再將發票上的非結構化資訊提取為可供比對的資料；在媒合階段，Agent會核對供應商名稱、統一編號、金額與稅額，供應商名稱與統一編號用於確認交易對象，金額與稅額則用於檢查發票與系統單據是否一致。

這套流程將人員原本逐項檢查的重點，轉化為Agent可執行的核對步驟。當資料符合條件、成功找到對應單據後，便可接續更新發票資訊並執行結帳。

導入例外管理機制：讓人員聚焦需要判斷的差異

遇到發票與系統資料無法完全對應的狀況，例如找不到相符金額的進貨單、出現稅額或尾數差異，或發票字跡不足以清楚辨識，在這些情況下，Agent會觸發異常通知產生任務卡，交由負責進項對帳的人員接手。人員可透過任務卡查看異常原因與相關明細，釐清差異來源，再依確認結果進行調整。

這種分工讓符合條件的資料先完成處理，將人工判斷集中在異常案件，企業因此有機會減少全面逐筆檢查的負擔，同時保留處理差異所需的確認環節。

串接ERP與原始憑證：讓處理結果具備追溯依據

自動化作業完成後，Agent除了將發票號碼寫入對應進貨單，也會將原始發票電子檔附加至單據附件，人員後續查看ERP時，可一併確認更新後的資訊與原始憑證；Agent Space平台上則保留相關執行紀錄保證日後的查核效率。

對企業而言，自動化的價值也包含提升資料的完整性與可追溯性，讓後續確認更有依據。

循序建立使用信任 釋放人力量能

採購與財務作業重視數字正確性，因此導入初期，人員仍可能對AI處理結果進行二次確認。這也是建立使用信任的重要過程。

導入的關鍵是透過持續驗證，建立適合企業自身作業條件的處理方式。

企業可透過實際單據，觀察發票辨識、單據媒合與異常通知的表現，確認哪些情境能穩定處理，哪些仍需要人工介入，再逐步調整分工方式，從人工推進每個步驟，到由Agent接續執行流程，企業可以逐步降低日常作業對人力的依賴。

當採購人員不再被追單、對帳與補登資料占滿時間，也能進一步關注供應商的交期、品質與合作表現，將工作重心延伸至更具管理價值的判斷。

持續掌握AI實務｜從進貨結帳到供應商績效管理

下一集將進一步開箱「供應商績效評核」與「新供應商開發評選」，探索AI如何協助企業做出更有依據的採購選擇，敬請持續關注《AI轉型現場》，一起聊企業的改變，也聊我們自己的未來！

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