告別無效會議！AI打造企業大腦

企業每天幾乎都會開會—但每一場會議的成效，卻幾乎在散會的瞬間開始流失。

主管開完會，待辦事項散落在聊天視窗裡；業務拜訪客戶後，關鍵需求只留在自己腦子裡；新進員工上班第一天，花了半天找不到要看哪份 SOP。每個人都開了很多會，但會後能被追蹤、被執行、被傳承的知識，少之又少。

這樣的問題在導入 Microsoft Teams 的企業裡尤其常見。系統有了，但用法沒有升級。

Teams 記錄的是聊天訊息，而不是決策脈絡；OneDrive 存的是檔案，而不是可以問答的知識；SharePoint 放的是文件，但沒有人記得去找。

企業主管真正想解決的，其實只有三件事：

每場會議結束後，決策、待辦、責任人能不能自動落地？

想查某個客戶過去的需求或某份 SOP，能不能 3 分鐘內找到答案？

每個員工腦子裡的工作知識，有沒有辦法沉澱成組織資產？

會開完、筆記各自散落、任務沒人追——問題不在員工不夠認真，而是知識管理的方法沒有升級。

知識流失，正在侵蝕你的執行力

每場會議沒有結構化紀錄，對企業造成的影響遠不只是「多花幾分鐘整理」，而是全面性的執行力衰退。以下是四個最常見的實際衝擊：

會後整理耗時，任務難落地

每場會議後，需要有人花 60–90 分鐘重聽錄音、整理逐字稿、分配待辦。而這些整理好的內容，往往又散落在 Email、Line 群、個人 OneNote，追蹤困難、責任模糊，最後任務不了了之。

知識依賴個人，無法傳承

客戶需求、歷史決策、談判脈絡全存在老員工腦子裡。人員一離職，這些知識就帶走了。新人從零開始重問、重做，團隊每一代都在重複同樣的摸索成本。

文件查找靠直覺，答案難驗證

SharePoint 有幾百份文件，OneDrive 有幾千個檔案，但沒有人記得標題。員工要找一份 SOP 或客戶報告，往往要問同事、轉寄 Email、翻舊的會議紀錄，最後還是靠印象回覆，無法確保答案正確且有據可查。

跨語言協作效率低，跨國溝通有落差

製造業、電子業普遍與東南亞工廠、歐美客戶協作，會議裡夾雜英文、泰文、日文，翻譯品質參差不齊，關鍵指令在轉譯過程中失真，決策與執行之間持續出現落差。

三道結構性問題根源

問題不在員工不夠努力，而是整個會議與知識管理流程存在結構性障礙，讓每一次的溝通成果都無法有效沉澱：

1.會議紀錄靠人工，沒有一致結構

摘要誰寫、怎麼寫、格式是什麼，全靠個人習慣。有人用 Word、有人用 Line 截圖、有人只放在腦子裡。沒有統一結構，就沒有可搜尋、可追蹤、可傳承的知識。

2.企業文件與會議紀錄是兩套孤島

Teams 的錄影放在雲端、SOP 在 SharePoint、客戶資料在 OneDrive、會議摘要在聊天視窗——四個來源，各自獨立，沒有辦法用一個入口問答、比對、追溯。

3.Microsoft 365 有生態系，但缺乏整合 AI 層

企業已經投資了 M365，但 Teams 的內建錄影沒有語者辨識、沒有結構化摘要、沒有待辦萃取，更無法與 OneDrive / SharePoint 的文件做跨來源問答。工具有了，但知識沒有被活化。

AI讓會議結束，工作完成一半

跨部門專案管理，任務不再散落在聊天室

背景：某製造業企業每週有數十場跨部門協調會議，業務、生產、採購、研發各自記錄，決策脈絡難以對齊，主管開完會後仍要花大量時間追蹤執行狀況。

做法：導入 Truley Companion 後，每場會議自動生成摘要與待辦清單，語者辨識確認每項任務的承諾人，報告自動分享給所有與會者，並可在系統內追溯原始逐字稿段落。

成果：每場會議後 10 分鐘內，所有人拿到同一份有責任人的待辦清單；主管不再需要在 Line 群逐一追蹤任務，執行落差明顯降低。

業務與客戶成功，客戶脈絡隨時可查

背景：客戶臨時詢問過往討論的部署方式或需求確認，業務只能靠記憶或翻舊 Email，回覆品質不穩定，有時甚至需要重開一場會議確認。

做法：業務在 Truley Companion 的知識庫中輸入自然語言問句，系統從授權範圍內的歷史會議與文件中找出相關段落，回答附來源可查證。

成果：客戶脈絡查詢從 15 分鐘跨系統翻找縮短到 3–5 分鐘；回覆有據可查，不再只憑印象，客戶滿意度明顯提升。

跨國製造與電子業，多語言溝通不再失真

背景：台灣電子廠與東南亞供應商、歐洲客戶每月有數場多語言會議，即便請了翻譯，許多技術細節在轉譯過程中不夠精準，導致生產指令出現落差。

做法：啟用 Truley Companion 的多語言即時轉錄與翻譯功能，會議中各方語言同步轉為文字，會後可匯出中文或英文版本報告給不同受眾。

成果：跨語言指令誤差率降低，供應商與客戶收到同一份有記錄的會議報告，跨國協作效率明顯改善。

Truley Companion：讓每場會議都成為可查詢的企業知識

初意智慧 truley.AI推出的「Truley Companion」，是一套深度整合 Microsoft Teams 的企業 AI 助手，從根本上解決上述結構性問題。

它不只是錄音或轉錄工具，更像一位懂得你工作脈絡的 AI 同事——自動記錄每場會議、辨識每個說話者、萃取每一項待辦、並讓所有會議與文件都變成可以用自然語言問答的企業知識庫，四大核心功能如下：

會議助理：自動生成結構化報告

導入前：主持人要手動錄影、會後花 90 分鐘整理逐字稿、待辦散落在聊天記錄中。

導入後：Truley Companion Notetaker 自動加入會議，即時轉錄、語者辨識、會後自動生成摘要、逐字稿與待辦清單，含負責人與期限，一鍵共享給所有與會者。

知識庫整合：讓文件變成可對話的資產

導入前：員工找 SOP 靠關鍵字搜尋，常常找不到；找客戶資料要翻舊 Email，靠記憶回覆。

導入後：自動整合 OneDrive、SharePoint、Teams 會議紀錄，員工用自然語言提問，AI 從授權範圍內找答案，每個回答都附來源段落，可查證、可追溯。

多語言支援：跨國協作不再有落差

導入前：跨國會議靠人工翻譯，精準度不足，東南亞、歐美客戶會議後指令常失真。

導入後：支援即時轉錄與多語言同步翻譯，會議中各語言混用也能正確辨識，匯出報告可選擇翻譯成指定語言，讓跨國團隊在同一套紀錄下協作。

權限感知存取：企業級安全，不越權也不漏接

導入前：查找資料不知道哪些能看、哪些不能看，容易造成資料外洩或查不到關鍵內容。

導入後：完全依照 Microsoft 365 的現有權限架構運作。你看得到的文件，AI 才能幫你查；沒有權限的內容，不顯示也不推測，安全邊界清晰。

Truley Companiong實際效益

企業會議與知識管理提升哪些工作效率？

會議記錄，10–15 分鐘完成

完成 AI 會議初稿與確認（導入前：每場約 60–90 分鐘人工整理）

知識查詢，3–5 分鐘取得　

取得有來源的知識查詢答案（導入前：約 15 分鐘跨系統翻找）

待辦事項，自動列出　

待辦事項含負責人、期限與來源段落，不再散落在聊天記錄

零 落地門檻　

整合於 Microsoft Teams，不需安裝新平台，員工沿用現有工作習慣

三大設計理念，讓 AI 真正融入工作流程

無縫嵌入 Microsoft Teams，零學習成本

Truley Companion 直接安裝在企業版 Microsoft Teams 中，員工不需要換平台、不需要重新學習。Truley Companion Noteteaker 在會議前 3 分鐘自動加入、自動錄製、自動生成報告，既有工作流程完全不中斷。

語者辨識＋來源追溯，決策有據可查

每個發言自動對應聲紋，「誰說了什麼、誰承諾了什麼」在報告中清楚呈現。知識庫的每個答案都附原始文件段落或會議逐字稿位置，讓 AI 回答可查證、不憑空生成。

彈性部署，  貼合企業真實情境

Truley Companion 深度整合 Microsoft 365（Teams）環境，，支援雲端、地端與雲地混合部署，可依企業既有基礎架構與資料治理需求彈性導入，兼顧快速啟用、完整控管與安全合規，讓 AI 更順利落地日常工作流程。知識不再只活在老員工腦子裡，而是變成企業可以搜尋、可以傳承、可以執行的競爭資產。

別讓每場會議的知識就這樣消失，讓 Truley Companion 幫你把每場會議轉化為可搜尋、可追蹤、可傳承的企業知識。