正式接手80%日常！從請購、採購到進貨　AI如何讓最耗時的流程自己推進？

企業營運的隱形紅燈：「請採進」大亂鬥  

想像幾個場景：某位業務專員想申請辦公耗材，總金額不到500元。他登入系統填完請購單，選了品項、數量後送出，然後進入漫長等待。

主管因出差、隔日才回。表單轉到採購部，採購人員又發現品項描述不夠清楚，寄信來回確認規格。就這樣，一張500元的單，前後花了三個工作天才塵埃落定。

另一頭。讓生產線採購員最頭痛的，則是追料。幾十張訂單都要確認供應商交貨、出貨期程。他只能逐一發信詢問，再手動更新到系統裡。一個上午過去，只追了一半的料。

好不容易等到貨物進了倉庫，挑戰才真正開始。倉管人員得拿著送貨單逐一比對，確認品號、數量、規格是否一致。若發票資訊對不上，就得聯繫採購人員確認，整個收貨流程也就此卡住。

三個場景，分別代表企業裡最常見的三道關卡：請購、採購、進貨。這些環節不僅消耗大量時間與人力，也是企業日常營運最容易出錯、效率亮起隱形紅燈的環節。

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從請購、採購到進貨，許多環節都需要層層等待，造成效率不彰。（圖／Freepik）

問題其實不在人？

為什麼這三道流程這麼容易出問題？根本原因在於各個環節的資訊過於破碎，以致無法串接順暢。

以請購為例，一張單從提出到進入採購流程，中間卡著一道「請購資料維護」：採購人員得確認這個品項是否曾採買過、主要供應商、歷史成交價。

這些資訊散落在不同系統與歷史紀錄中，只能仰賴採購人員自行查詢、比對，不停重複。

然而，採購不只是「幫公司買東西」，還涉及市場詢價、供應商管理、價格與交期談判等專業知識與經驗累積。但現實中，這些核心能力往往被重複性的行政作業淹沒。

透過AI Agent，原先龐雜的單點串成流程自動化運行，可為企業大大提升效率。（圖／Freepik）

讓AI Agent接手「流程推進」

當AI帶來效率與速度的重大變革，企業要趕上浪潮，關鍵在於工具升級。而AI Agent和傳統自動化工具最大的差異，在於它不只是執行固定指令，而能理解情境、主動判斷、甚至推進任務。

在請購端，AI Agent讓需求人員能直接以自然語言發出請求，如「我需要7個某料號的元件，下個月初要用」，系統便能理解意圖，自動比對庫存，判斷是否需要採購，再依歷史資料填入主要供應商與參考單價，快速生成完整請購單。

主管審核時，AI Agent並非只是單純轉送單據，而會預先做一輪檢查：採購數量有沒有超過庫存需求？單價是否在合理範圍內？有沒有異常的品項？沒問題的自動推進簽核流程；有疑點的，才發送通知請採購人員確認。原本需要人工審閱的100張單，未來可能只剩10張需要人介入判斷。

在採購端，AI Agent把查資料與追進度的時間大幅壓縮。歷史成交價、供應商資料、詢價記錄，AI都能快速調出並自動帶入，讓採購人員直接聚焦在需要判斷決策的部分。

過去最耗時的「追料」，也開始被AI接手。AI Agent可以主動在交期前發信詢問供應商出貨狀況，收到回覆後再自動更新系統資料。若交期有風險，也會主動提醒：「依廠商正常交期推算，此批貨物恐無法在客戶要求的日期前到貨。」

進貨端，收貨可從「人工核對多份文件」變成「確認AI的結果」。AI Agent透過圖像辨識，自動讀取廠商寄來的送貨單與發票，系統直接比對品項、數量、單價是否與採購單吻合。不一致處自動標記，並通知採購人員處理；吻合的部分，直接生成進貨單，串接後續的入庫與應付帳款流程。

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80%流程交給AI　讓人發揮最關鍵的價值

AI Agent在請採進流程中的應用，代表的不只是效率的提升，而是一種工作型態的根本重組。

如鼎新的「數智分身」便將企業的採購規則、歷史交易經驗、供應商資料庫整合進企業級AI Agent平台（多智能體平台），讓AI Agent理解每家公司的運作邏輯，而不只是執行固定套裝指令。

當AI Agent接手了80%的日常文書與流程推進工作，採購人員便可專注於處理例外、做策略判斷、深化供應商關係、優化採購組合等關鍵任務。

AI Agent的入主，並非取代採購人員，而是讓他們從「每天追單的人」，變成「真正負責決策的人」。這樣的轉變，對企業而言亦是競爭力的重新建立；對每一個在系統前等待審核、在電話裡追料、在倉庫裡對料的人而言，或許也是一個重新思考自身價值的機會。