採購部亮起的紅燈：當「萬能後勤」撞上效能天花板

電腦螢幕上，交期警告一片紅；電話那頭，工程單位焦急確認設備是否能準時到位；手機裡，業務丟來一句模糊的訊息：「客戶想買筆電，請幫忙撈一下哪款合適？」

這不是某個特殊的忙碌日子，而是採購部門的日常。在鼎新，採購被視為橫跨內外部的「萬能後勤」。如同銷售總經理沈秋蓮所說，採購既要支援業務前線，也得即時回應各式各樣的內部需求，從伺服器、3C設備到辦公室修繕，甚至資安事件後的緊急支援，部門幾乎無所不包。

特別是前線業務除了銷售自家產品，也會盡可能滿足客戶的延伸需求，如協助建廠、購買設備，也讓採購的服務範疇隨之暴增，僅14人的團隊，開始承受前所未有的效能壓力。

採購部門橫跨的業務範圍極廣，也是重要的後勤支援單位之一。（圖／Freepik）

採購不為人知的「預排痛苦鏈」

為因應複雜度提升，鼎新將採購工作切分為售前、售後與財務三大面向，卻也各自衍生不同痛點：

1. 售前：模糊資訊大海撈針

面對客戶五花八門的詢問，第一線業務常在時間壓力下直接轉交採購，售前人員得在資訊不完整的情況下，反覆確認用途、規格，並在眾多供應商中詢價、比價。這類高耗時、低效率的作業，往往拖慢回應速度，也影響公司競爭力。

2. 售後：交期就是生命線

在業務確認客戶需求後，售後採購除了向供應商下單並確認交期，還需處理換貨、設備異常等突發狀況。從原料、製造到運輸與報關，任何一個環節出問題，都可能演變成客訴。即使團隊努力將達交率維持在九成，但最後那10%的不確定性，仍難以靠人力補齊。

3. 財務：發票堆成報帳無底洞

專案完成後，還有另一道關卡，即每月超過1500張發票需請款，所有欄位都得靠人工逐筆輸入ERP，一張發票至少得花上十分鐘，兩名員工每天花大量時間Key in，卻幾乎沒有容錯空間，導致珍貴人力被困在機械性勞動中。

鼎新將採購部門劃分出三大面向，各面向也衍生出不同痛點。（圖／Freepik）

讓AI成為夥伴 快速提效採購日常

當AI浪潮襲來，鼎新決定讓採購成為第一個實驗站，並從最痛苦、最重複的財務請款作業下手。

在導入「AI生單助理」後，採購人員只需拍照上傳發票，AI即可自動辨識欄位並完成登錄，原本十分鐘的流程縮短為一分鐘，被發票淹沒的人力，也得以轉投入售前支援與海外訂單管理，部門整體效能明顯提升。

接下來的關鍵目標，便是建立「採購閉環」，讓流程不再依賴人工逐段銜接，而能由AI Agent自動串聯運行：

• 售前決策閉環：透過詢價、比價、決策等Agent串接起流程。過往採購人員要花大量時間翻找歷史報價單，未來將透過「報價格式化」，要求主要供應商提供統一報價格式，並將資料餵入AI，主動比對市場行情與歷史波動，給出決策建議。

• 售後達交閉環：透過與原廠、代理商的系統協同，讓AI追蹤各個製程節點，將供應商模糊的交期承諾，轉化為可預測的動態資訊，協助工程單位精準排程，也提升達交率。

最終，這整套採購閉環將被整合至鼎新多智能體平台，讓業務即使在非上班時間，也能透過對話式介面即時取得建議，如「這個資安方案怎麼計價？」、「某牌筆電供應商有現貨嗎？」讓採購服務真正24小時在線。

透過AI，採購部門各面向效率都獲得更大幅度的提升。（圖／Freepik）

AI落地的現實關卡：員工焦慮與場景斷層

儘管各種AI技術如雨後春筍，多數企業卻無法順利在第一線推動，沈秋蓮觀察，主因在於「人的焦慮」。

 「很多員工會擔心：AI是不是要取代我？我幹嘛把累積大半輩子的Know-how餵給它？」這種心態往往成為企業AI轉型最大的阻礙。此外，若公司「為了AI而AI」，看到點狀問題就想透過AI解決，卻缺乏通盤規劃，就會不清楚有限資源該優先投放至哪個部分。

她認為，在AI轉型的過程中，主管必須是「跨部門溝通者」。轉型陣痛期是必然，但主管要積極協調資源，並向員工清晰傳達：「AI不是來取代你的，而是釋放時間，讓你能專注在策略和判斷。」

隨著AI正式入列，鼎新採購人員的角色也隨之轉變，不再被瑣碎流程消耗。原本忙著Key發票的同仁，開始主導供應商資源池的建立，逐漸成為企業的「成長引擎」。

這場轉型實驗仍在進行中，當人力不再被重複性工作困住，採購部門才能真正成為企業的「成長引擎」，在轉型浪潮中重新定義戰略位置。