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採購/庫存/成本管理

呆料讓訂單滿手,卻沒有利潤,如何解決?

當庫存變成呆料,成本相對提高,本來以為有利潤的訂單,變成拖垮公司的營運成本,要如何避免全公司上下都白忙一場呢?

作者

楊于嫺

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・2021/08/31

採購和物控為了生產順利,讓生管可以早點計劃產線,在客戶下訂單時,就馬上開始準備相關物料了。但是最後因為很多原因,造成這些早就準備好的物料和零組件,變成近期用不到的呆料,也讓老闆的資金很多都卡在這裡。

 

為什麼訂單滿手,卻讓滿倉呆料吃掉利潤,到底是為什麼會發生這種狀況呢?

 

 

接單馬上採購造成的問題

 

1.訂單量大,物控人手需求越大

每次ㄧ接到訂單,就馬上進行採購,是中小企業常見的狀況。雖然在電子業和工業電腦、網通等產業上每個產品使用的料件,可能多達三千多個。但因為這樣採購的邏輯單純,ㄧ張訂單就對應到這批料件,簡單又不會產生漏買的狀況。所以有些公司,每張訂單都由專人管理整單需求料件的採購與追蹤事宜。

 

因零件數過多,常看著手上的用料清單(BOM),發現太多種類型的物料要追,所以採取先買先交的方式。等整張單子上每個項目交貨打勾後,就可以開始生產。

 

接單立即採購的方式雖然簡單易懂,但是當接單量大的時候,可能會造成需要很多人手進行每張訂單的物料管控與追蹤。

 

一個大型行動電源的客戶案例中,工廠內有三十多個物控員負責依訂單追料,但料件狀況也沒有比較好。因為只要有一個料有問題,無法趕上生產時程,就會造成問題開始變多。也導致發生製造現場ㄧ直被插單,不可控的狀況循環出現。

 



2.產品越多樣,物料越複雜難控

接單立即採購的方式,通常在小企業較常見。因為當企業規模越大,產品型號也會越多,物料狀況就會越複雜。尤其是現在,常見產品設計方式,是採用模組化設計。所以不同產品不會都是專用料,ㄧ定會有共用料。

 

且不同的物控和生管人員間,溝通可能無法這麼即時,只要中間有人太忙錄,漏掉ㄧ個關鍵資訊,如可能今天A臨時插單,用了B本來預計明天要用的料,讓原本計劃好的生產計劃整個大混亂,影響後續所有的排程、和訂單交期。

 


 

3.ECN工程變更頻繁,物料難控,呆料風險增加

我們都常遇到,客戶下訂單後,可能因為消費市場的快速變化,會一直進行訂單變更,調整Spec.。同時,研發單位也持續進行產品的發展和優化,所以可能會遇到內部頻繁發出的ECN工程變更。

 

這種狀況下,如果在接到訂單時,就已經下訂料件的採購,就需要記得取消、或調整採購內容。否則常會發生貨已經到倉庫,才發現不是最終需要的零件。

 

且因為市場趨勢或產品優化後,未來可能再也不會用到這個零件了,就變成呆料堆在倉庫。等年度盤點時,才會被想起,最後只能忍痛報廢,浪費成本。

 


 


Action Day需求日逆推 解決呆料庫存問題


正確的作法,不是收到訂單,則馬上採購物料。而是在必要的、對的時間點才進行採購,也就是從需求的時間逆推回來,我們稱之為Action Day。Action Day是從訂單的交貨日往回推,可以算出安全的生產開工時間,再以生產時間往前計算,就可以知道料件的採購時間。

  

 

例如,客戶下訂單的時間是7/20,交貨日11/5,生產要5天,關鍵材料L/T要60天。所以正確的採購時間,就應該從11/5逆推,計算生產的時間點、關鍵材料L/T,約8/30日進行採購,料來得即生產就可以了,不需要留太長的緩衝時間。

 

但若在7/20下單日,就馬上採購料件,這樣等待時間太長,可能會造成貨款的資金積壓,產生現金流問題的風險。且太早購買,可能會因為ECN變更,若沒有即時修改訂單,換成需要的料件,太早採購的零件就會成為庫存的呆料。



 


Action Day需求日逆推的3大好處


1.提升存貨周轉率

從需求日往前計算的採購規則,是過去汽車產業慣用的方法。若能搭配和上下游資訊同步,需要生產的時候,料件剛好到貨,存貨周轉率就會很高,週轉天數近乎是0,可望達到豐田式生產管理中,即時生產JIT(Just in time)的效益。

 



2.避免料件提早購買的資金積壓

太早購買零件,會讓內部資金被綁在零件上,若提早兩個月購買零件,資金就被積壓了兩個月。但若等到實際需求時間再進行零件採購,就可保持最高的可動用資金,讓資金運用更靈活。

 



3.解決ECN頻繁,造成呆料庫存

過去因為太早採購,距離交貨時間太久,客戶或研發可能會一直進行需求或設計變更,造成需要每天依照ECN更改訂單。若以需求日逆推,找到最適合的採購時間點,中間沒有過多的料件等待時間。也因為還沒有下訂單,也就沒有需要修改訂單,更不可能因為買錯料,造成呆料庫存的機會發生。

 

 



總結


這次說明了Action Day需求日逆推的概念,可以解決『物管人手不足、物料複雜難控和工程變更頻繁和物料難控,呆料風險增加』的問題,也能達到3大好處提升存貨周轉率、避免料件提早購買的資金積壓、解決忽略ECN造成呆料庫存』等。

 

下次在採購料件時,是不是也會想用這樣有理論邏輯的方法來進行採購規劃呢?

 



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文:楊于嫺 本文內容由筆者企劃撰寫,亦引用專家口述及提供的資料

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專家:鄭書豪

長期專注在 ERP 應用領域,對各大型企業經營、生產製造有十分豐富的經驗。實施案例從電子產業、汽機車產業、太陽能產業以及資訊服務產業,均有深層規劃的成功客戶案例。

學了10年的工業工程專業,從清大研究所畢業,本著工工人的特質:作企業/工廠的醫生,也樂於為產業貢獻一己之所知所學。

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