【化工研究所】第五堂：避免失效損失！你不能不知的效期管理眉角

化工業的效期管理

在化工業中，材料的效期管理是一個極為重要且不可忽視的議題，好的材料效期管理不僅能夠確保生產過程中的安全性和穩定性，還能夠避免因材料失效而導致的損失和延誤。至於在效期管理中又有哪些的管理手法？又要如何透過系統管理來精進呢？在得知這些之前，先讓我們一起了解化工業的材料效期有別於其他行業來説，有什麽的不同之處。

化工業的材料效期說的是什麽？

材料效期是指在特定條件下，材料保持其設計和性能要求的時間。化工業中使用的材料，如化學藥品、添加劑、溶劑等，都具有一定的效期，並且在使用過程中會受到環境條件、儲存方式、包裝狀態等因素的影響，逐漸失去其原有的性能和穩定性。因此在化工業中，管理材料的效期對於確保品質和生產安全性至關重要。如果誤用過期或已失效的材料，會導致生產過程中的不穩定性，進而造成產品品質下降甚至產生危險情況。同時，合理的使用材料，減少損耗和報廢過期材料也是提高企業經濟效益的重要途徑。因此，材料效期的掌控對於確保產品品質、生產安全以及提升企業經濟效益具有重要的管理意義和重要性。

材料效期管理的重點

有效的材料效期管理的重點在於「紀錄」和「監控」，並且遵循「先進先出」原則。首先，我們需要透過系統來紀錄材料的效期並監控其儲存狀態，同時也要記錄相關的數據，如入庫日期、批號、供應商來源等。這些完整的資訊能夠幫助我們追蹤材料的使用情況，並能夠及時發現問題與進行適當的處理。為了有效地控管材料的效期，我們必須建立完善的庫存管理制度。定期檢查庫存是其中的重要一環。透過定期檢查，我們能夠及時處理已過期或即將過期的材料，同時也能夠優先使用有效期較短的材料，減少材料的浪費和損失。此外，遵循「先進先出」原則也是常見的管理手法。這表示我們會優先使用最早到期的材料，以確保產品的穩定性和品質。這樣的管理方式能夠確保庫存中的材料得到適時使用，同時也能夠平衡庫存的狀態。總結而言，要有效地控管材料的效期，我們需要紀錄和監控材料的資訊，並搭配完善的庫存管理制度。透過定期檢查庫存、及時處理過期材料、優先使用有效期較短的材料，以及遵循「先進先出」原則，我們能夠最大限度地減少材料的浪費和損失，同時確保產品的穩定性和品質。

材料效期系統管理的做法

所謂的效期管理本就是化工業很重要的管理重點，但若僅是依賴人工作業，則可能會面臨人為錯誤造成的問題。尤其在繁忙的工作環境中，產品又涉及複雜多樣的材料資訊，手動紀錄和監控效期資訊就更加容易出現錯誤。而且當材料進倉後，雖然尚未過期，但放置時間越久，它的功能性會越來越弱。透過系統管理庫存紀錄與提前預警即將到期的材料，讓人員不必在領料時還需要逐一檢查確認生產日期和有效日期，接著再請品管在檢驗是否可投入使用，這樣不僅容易發生庫存過期的問題，在流程上也較爲繁瑣。這些人為錯誤和遺漏可能導致使用過期材料或未能及時處理過期材料，增加生產過程中的風險和損失，還可能延宕出貨時間，降低客戶的滿意度。此外，效期管理通常需要跨多個部門和人員之間的溝通和協調。比如當倉管部門發現發出去的料是到過期材料時，需要向生產單位通報過期材料，並協助更換材料，另外也還要請生物管人員重新備料。然而這樣的協調過程容易出現資訊傳遞不及時或失誤的情況。

資訊傳遞即時是關鍵！

為了避免傳遞不及時的問題發生，將資訊系統化將會是最有效的解決方法。

我們可以透過系統紀錄材料進貨入庫的庫存資訊，並在實際的材料包裝上貼上正確的批號條碼標籤，並讓系統根據每張工單所需使用材料料號、依據先進先出原則建議優先領用的材料，而人員也可以透過PDA刷取條碼的方式，正確領用系統所建議的批號，當然透過這種方式能提升我們用料的效率，但是並不能完全保證不會有誤用失效材料的情況發生。因此，我們可以透過系統建置事前的主動預警機制，在效期即將到期前，系統主動提醒人員提前計劃耗用，避免材料過期的浪費。同時，我們也需建立過期異常警示通知的機制，以便在材料過期時進行複驗或另外管理，以避免誤用或誤投導致產品品質異常的風險。

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文：吳家瑞 本文内容由筆者企劃撰寫

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本集講師

蔡妮芸｜鼎新電腦 E行業交付中心 經理