應收帳款管理缺失案例

企業帳款管理常見的缺失，包括對客戶徵信措施不足、對信用額度及交易條件的自主權較低、客戶分布全球而無法即時得知信用異常資訊，以及並未落實應收帳款的監控等，這些缺失可能造成逾期帳款，不但積壓公司資金，還會增加催收成本，甚至導致呆帳損失。我們來看一下國內某家知名雜誌社的帳款管理案例：

案例一：超過信用額度出貨

甲客戶累計逾期帳款112萬元已經超過7個月，合約有限制貨款額度為20萬元，但出貨時並未管控額度，經財務部通知業務部催收貨款並聯繫後，甲客戶才在逾期7個月後，寄出3張即期支票且順利兌現。

案例二：認列呆帳損失

陳小姐透過乙圖書公司名義與雜誌社簽訂經銷商合約，發票及對帳單皆提供給乙圖書公司，但乙圖書公司未轉達給陳小姐，雜誌社發現時已積欠貨款將近72萬元，業務部主動和陳小姐追款，收到3張非即期支票但陸續跳票，雜誌社發存證信函給乙圖書公司，最後認列呆帳損失。

您認為這家雜誌社在客戶徵信調查、信用額度設定與管控、以及應收帳款管理有哪些問題？未來如何避免類似狀況發生？

這是先前受邀至知名雜誌社授課，講授客戶信用與帳款管理課程時，雜誌社所提供的真實案例。當時接收到的辦訓目的是期望透過這次內訓課程，帶領行銷企劃部及業務部同仁思考如何將客戶分級，並給予不同級別的客戶相對應的授信額度，在不影響業務團隊積極擴展業績的企圖與能量之下，同時也能降低呆帳風險。我認為這家公司的帳款管理問題如下：

1.未能落實應收帳款的監控

(1).客戶逾期帳款112萬元，合約限制貨款額度20萬元，業務部並未申請信用額度增加，也未請客戶提供保證、擔保或保險額度等額外授信，仍然每月持續出貨，導致客戶超額出貨92萬元。

(2).應收帳款餘額不得超過信用額度，雜誌社並未透過人為或電腦方式管控客戶出貨額度。企業可以透過ERP系統設定客戶授信額度，並由電腦自動產生「逾授信額度通知單」，由財務部通知業務部後再決定先行出貨或留置。讀者可參考下表之「逾授信額度通知單」：

2.尚未訂定收款政策及債權確保程序

(1).業績獎金制度沒有與收款結合，業務部也並未每月召開逾期帳款催收會議。

(2).未制定催收程序，催帳未能夠即時，逾期帳款造成資金積壓，且不清楚跳票後的處理方式。

3.並未制定確保收款的簽約注意事項

(1).簽約前未查證簽約對象非實際買方(簽署人身分)，也未請律師檢視契約內容。

(2).合約及出貨單並無加註「附條件買賣條款」，導致在帳款未能收回時無法取回雜誌及書籍。「附條件買賣條款」：買方未給付足額貨款時，貨物所有權仍屬賣方所有，賣方得於買方延遲或不履行付款時，逕自取回貨物，買方不得有異議。

客戶信用額度設定方法

從上述案例中，我們知道這家雜誌社在客戶信用額度設定及帳款管控上出了問題。企業提供客戶授信額度與授信條件，具有擴大銷貨收入與降低交易風險的雙重功能，當企業的授信政策越寬鬆(授信額度高或收款期間長)，就能增加營收與毛利，但是若一旦發生呆帳，損失的金額也相對會越高。企業對客戶應有個別的授信額度，此授信額度是公司願意授與客戶最高的賒欠額度，也是能夠承受倒債的風險範圍界限。

企業應該如何設定客戶的信用額度? 實務上應依產品特性、銷售對象、商業習慣以及競爭需要而彈性運用，且因時、因事、因地制宜，方能找出適合公司使用的方法。一般採用的信用額度設定方法有下列幾種：

1.同業比較法

查明同業採用何種額度與客戶往來，公司即比照同業採取相同的額度授予方式。取得同業額度方式的管道有兩種，其一是由客戶提供，惟客戶為了提高信用額度所提供的情報必然是額度偏高與收款條件寬鬆；另一管道是向同業探詢，但必須審視評估有無蓄意提供假情報。

優點：節省徵信成本與時間，且符合競爭需要。

缺點：並未對客戶做徵信調查，發生呆帳的風險較大，若運用不當易造成同業惡性競爭。

2.擔保設定法

以不動產設定抵押或動產設定質押，授予一定成數的信用額度。例如客戶以房地產設定抵押，可採用市價、公告地價、變現價值計算，再給予該擔保品一倍或一倍以上的信用額度。或是以定存單設定質押權，擔保額度為擔保存單面額的100%。我的姊姊是建材經銷商，公司向台灣水泥、亞洲水泥等水泥業者訂購水泥，必須以房地產抵押方式來取得更高的出貨額度。此外，我曾經輔導過手機通訊連鎖門市，該公司向聯強、神腦等手機通路商或遠傳、台哥大等電信業者訂購手機通訊產品，也會以定存單設定質權或提供銀行履約保證函的擔保設定方式以增加授信額度。

定存單質權設定是業界常被採用取得授信額度的方法，因為定存單的利息收入還是由出質人收取，質權人也能取得實足的擔保以保障權益。作業程序是由出質人向銀行申請並填寫「定期性存款質權設定申請書」，取得銀行發出的「定期性存款設定通知書」，並由出質人與質權人簽訂「質權設定契約書」，當定存單質權設定完成，就能增加授信額單。

優點：有擔保品的風險性較低，擔保品的成數可依景氣變動而彈性調整。

缺點：抵押權的設定手續較麻煩且成本較高，商品力強或賣方市場方可使用。

3.市場估有法

給予客戶較同業優惠的信用額度，目的是奪取市場佔有率，適用於新客戶開拓與新產品促銷。

優點：容易強佔市場。

缺點：風險性較高，易造成同業惡性競爭，若財力不雄厚易造成資金週轉問題。

4.銷售預測法

以客戶銷售能力為依據，推算新客戶向本公司進貨總額，或是舊客戶以過去6個月或1年向本公司進貨總額，再計算與貨款回收期間攸關的信用額度。此法非常重視往來比重、交易總額及雙方關係，對長期往來的客户頗具實用性，也是許多企業採用的方式。

信用額度=向公司平均每月進貨總額x收款天數

        =200萬元x3個月

        =600萬

我曾經受邀到一家上市半導體公司講授客戶徵信與信用評等課程，該公司就是採用銷售預測法，並且藉由ERP系統設定公式自動計算客戶的信用額度。會計主管提出系統公式的質疑，當客戶收款天數越長，反而提供越高的信用額度，明顯不合理。因客戶信用額度已多年未做變更，而且系統出現「逾授信額度通知單」的頻率太高，會計部必須經常通知業務部決定留置與否，乾脆取消這個管控作法，我當時強力建議公司必須恢復此應收帳款的控管機制。

優點：設定方式簡便，根據以往交易記錄設定的交易安全性高。

缺點：客戶的收款天數越長反而會提供較高的信用額度，且新客戶無往來實績可循。

5.信用評等法

對於新客戶與久未往來的舊客戶，透過徵信調查後，根據公司制定的信用評分標準，將客戶的信用予以量化，較具客觀性評定客戶的信用等級及可授予的信用額度。客戶信用評等應考量政治經濟因素、營運管理因素及財務因素，並制定合理的評分標準及客戶等級。

優點：經由客戶徵信調查使風險降低，且將客戶的信用予以量化較具客觀性。

缺點：徵信成本增加，信用評分制度需要有經驗的人員制定，若評分結果的額度較低可能會失去部分客戶。

這篇文章與大家分享應收帳款管理缺失的實際案例以及客戶信用額度設定方法，為了確保交易後的應收帳款能夠有效收回，或是客戶有繳款異常時可以即時察覺與應變，我將在下一篇文章詳細說明企業信用評等制度實施步驟以及客戶信用評等與額度計算方式，並運用實際的「客戶信用評分表」案例，讓你們更瞭解信用評分指標及評分標準，以及如何以客戶的評等來設定可授予的信用額度，同時也會提供「客戶信用評分表」範例，協助大家客戶信用評等立即上手。

延伸閱讀：還在為了呆帳苦惱嗎?讓您一次瞭解客戶信用額度的設定方法(下)

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