財務室的紅燈：當單據堆成一座山

每到月底付款日的前夕，往往是公司財務最手忙腳亂的時刻，桌面幾乎被報帳核銷的單據淹沒，鼎新數智財務初級管理師鄭恩琦表示：「每張單據都代表一筆財務資料，一個欄位出錯，後面流程都會被影響，還會造成結帳或稅務申報風險。」財務部門是企業金流管理的重要關卡，但所有單據核銷都需要人工逐張核對、輸入ERP系統，當企業的業務量增加，單據量翻倍，往往讓財務工作逼近人力效能極限。

以鼎新為例，每月全台約有500多份差旅核銷單，對應的發票數量最高可達4000張以上。當缺工逐漸成為職場常態，一旦員工異動、無法即時接棒，企業的財務核銷穩定性就會出現危機。

大量單據與發票湧入財務窗口，逐張核對與輸入成了財務流程中的效率瓶頸。(圖片/Freepik)

財務不為人知的「另一面」：耗時重複的輸入與核對

差旅費用核銷聽起來單純，但其實包含多個環節，一般流程為：申請人整理單據報銷→部門主管審核→財務複審→發票資料輸入→ERP入帳，當中最消耗人力的就是「發票資料比對輸入」。

負責第一線財務的鄭恩琦舉例：「很多申請單只填金額，發票號碼、統編或稅別都需要補登，一張核銷單若對應十幾張發票，我們就必須逐張比對輸入，再熟練也需要不少時間才能完成。」

此外，核銷過程還需檢查多項規則，例如：油費是否符合報支規範、停車費日期是否合理、是否跨年度等。這些工作高度重複且沒有容錯空間，讓財務人員被消耗在機械性作業上。

讓AI走進財務室：從逐張輸入到一鍵完成

為了改善這類高重複、低價值的作業，鼎新財務部門決定導入AI「生單助理」，以差旅核銷流程作為第一個應用場景。

財務人員拍攝憑證上傳，系統即可辨識發票號碼、金額與相關欄位，並自動回填至表單，再拋轉至ERP系統。同時，AI助理也會依據公司規則進行檢核，在表單中標示異常，提醒財務同仁優先處理。

鄭恩琦分享，過去需要逐張核對輸入，如今大多數流程都能一鍵完成，之前手動輸入多達20張的發票資料，在AI協助下多數表單都可自動辨識，財務只需補登約1至5張的辨識異常的單據，有效緩解財務的工作量，把空出來的時間，轉而投入在更高價值的工作。

導入AI助理導入後，財務可以將原本繁複核銷流程開始轉為異常管理。(圖片/Freepik)

財務角色的升級：重複登打到異常監管與判斷

導入AI助理至今，鄭恩琦也提出觀察，當企業資料更標準化，流程更清晰時，AI才能真正發揮效益。這也顯示未來企業進行AI轉型，除了導入技術工具，重塑企業營運流程與組織協作SOP，將成為AI能否穩定落地的重要基礎。



隨著AI接手資料辨識與輸入工作，企業財務部門的角色也能轉變升級。財務同仁的重心將逐漸從重複登打轉向異常管理，這樣的改變正是企業導入AI的真正價值，「AI不是來取代人，而是讓專業人員投入在更重要的判斷與決策。」

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