工具機/機械設備業

專案管理

從訂單到交貨,流程細節和問題多,客製專案如何管的好?

機械業專案管理的核心精神是PDCA,其中專案規劃、專案進度和專案監控更是主要的關鍵項目。如何可以讓機械業的專案管理更事半功倍,達到把握成本和交期的效果,讓利潤最大化呢?

作者

楊于嫺

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・2022/11/15

中美貿易戰和新冠疫情造成供應鏈斷鏈,及缺工缺料等各種問題,讓各國及品牌廠開始想要擁有自己的第二產地,讓台灣機械業接到整機、整廠輸出的專案需求越來越多。加上ESG和減碳等國際議題,讓智慧製造的趨勢不減,客製化智慧型設備是近年的訂單獲利主流。

 

市場需求看起來很火熱,但看的到,吃的到嗎?

就算真的訂單滿手,但台灣機械業有真的獲利嗎?

 

這兩年中、日、韓貨幣持續貶值,像是在打競貶長久戰一樣,在台幣相對強勢的狀況下,台灣機械業要如何在客戶詢價的第一關,就提出客戶可以接受和滿意的價格,才有可能拿下訂單。

 

當訂單價格在一開始已經被壓縮,接到訂單後,更要隨時確保預算不超支,專案穩定進行,確認專案進度可以符合時間表,降低所有影響專案進度的不可控因素,才有可能實際賺到獲利。


 

數位雲端工具,讓專案管理效益大加分!


1.專案規劃:專案成員、任務、成本和時程都應該正確且透明

專案一開始立案時,最重要的部分就是專案的規劃。通常都是由專案PM利用WBS和甘特圖的模式,進行各項大小工作任務的拆解,擬定需要的成本,並預先設定好每個工作預計完成的時間。

 

將專案中每個要執行的工作項目展開的越細,並規劃入WBS的工作項目細節越多,專案管理就能做到越全面細緻。將工作展開的WBS結構做到分層級拆解,未來在看專案進度時,就能看到更多進行中的過程細節。

 

再搭配甘特圖,就能算出整體專案每個執行工作項目需要完成的時間,也就能同步計算整個專案的時間表。

 

過去:每個專案計畫都像是迷霧,沒有人知道應該先做什麼事情

以往專案的規劃,一開始都是由PM以excel表進行繪製。但客製化設備每個專案的狀況都不同,每個PM都會遇到第一次接的專案類型,沒經驗要怎麼規劃合理的成本、各職能的任務和工作時間?

 

若專案開始時,無法讓專案中的各職能成員,都清楚了解負責的任務和應該完成的時間,就容易發生緊急的項目或急單,並無法被優先處理。

 

且excel表的規劃欠缺每個工作項目的關聯性,常常改一個項目,就是牽一髮動全身,其它相關的工作和時間行程表,都需要同步手動調整。在專案內容常常會變更的機械業中,PM每天光調整excel表就需要花很多時間,有時候還會疏忽細節忘記調整,最後才發現手上的專案規畫、成本和時間表根本就不準確。

 

▲新數位工具展開WBS和甘特圖,並設定關聯性和負責人員,做好專案計畫

專案計畫快速建立,時程馬上計算

數位應用知識平台可以快速複製現有專案的WBS模板,讓新手PM或新專案,不用花費太多時間和學習成本,馬上就可以依據現有專案的特性,調整工作任務和成本等項目,快速建立新專案專屬的WBS。依據WBS的工作任務和項目,設定每項工作的關聯性、負責人員和起訖時間,系統就能自動算出甘特圖和專案整體時程,讓新專案規劃事半功倍。且透過多次專案的運作,累積專案中的知識經驗來調整專案內容項目,就能讓專案標準化模板,可以優化為更適合不同專案的形式。

 

關鍵/高風險任務一目了然

完成專案計畫WBS和甘特圖建立後,數位應用知識平台利用智慧功能計算出關鍵/高風險工作任務,讓關鍵/高風險工作任務被快速簡單地辨識。像是關鍵料或交期長的零組件,就可以在後續專案進行時,密切即時監控,避免高風險的意外問題發生,延遲專案進度。

 

工作項目簡單易懂

透過數位應用知識平台將資訊統一發布,讓專案中所有相關的負責人員,像是業務、研發設計、採購及物控、生管和製造等不同職能的人,都了解自己工作的項目、時間和工作優先順序,可以快速正確地安排自己的工作。

 

資源及可行性馬上可評估

專案計畫完成後,在數位應用知識平台就可以更清楚的看出,專案的時間、成本和所需投入的資源等項目,就能在第一時間確認,專案規劃和資源配置等是否合理?或是需要再討論評估?

  



2.專案執行:所有專案進度和各大小事的狀況,應該即時透明

當專案開始後,最重要的就是專案各項任務,都要能依據專案計畫,穩定沒有意外的如期進行。但因為各個工作任務都是有緊密的前後關聯性,像是研發設計就會影響後續的採購物料和零組件的項目和時間,及後續生產組裝的方式等工作都會互相影響。

 

所以,各專案成員間的資訊同步和溝通是非常重要的。

 

過去:你在做什麼,我不知道,無法即時配合,實際進度和計畫難一致

但常發生在執行過程中,專案成員常因為不了解專案的目標共識,或缺乏協作溝通機制,所以不了解其它專案成員的即時進度和狀況。

 

專案進度都要靠PM一個人到處詢問狀況,才能一一拼湊出專案最近的大概進度,但又很難全面掌握專案中的各項細節,或是專案成員共同編輯一個專案進度的excel表,自己將目前的進度在上面更新。

 

但常因為沒有資訊更新的即時通知的機制,其他專案成員並無法得知其他相關流程的狀況,已經變動、完成或更新了。或是也無法得知現在excel表上呈現的資訊,是否是最新的進度?或還需要等待其他人回覆最新進度?

 

每個專案要做的事情又好多項目,工作事項要怎麼安排?工作的優先順序要怎麼調整?如果沒有在對的時間,完成對的工作,那後續相關流程就會被拖延。

 

▲新數位工具專案資訊整合呈現與簡單的回報方式

工作任務自動通知,讓事找人

數位應用知識平台可以依據專案計畫,並透過數據偵測狀況,在各任務預計開始前,自動通知執行人員,讓專案中的每個人,每天都很清楚待辦事項的優先順序,讓工作任務執行不會被忽略或延遲。

 

進度回報詳細且簡單

專案成員依據在上一階段已經展開所有工作細項的專案WBS,進行任務進度回報,有關連性的工作資訊不需要再由人工手動調整,數位應用知識平台就會自動連動更新。

 

跨作業系統的數位應用知識平台,讓每個人不會被地點和時間限制,也可以利用APP簡單方便地即時的回報專案進度和狀況。

 

專案進度即時狀況一鏡到底

不論是主管、專案PM和專案內的成員,都可以透過數位應用知識平台,看到權限內不同專案下,整體專案最即時的進度,達成跨部門的資訊同步,隨時了解整個專案最新、最正確的即時資訊。

 


3.專案監控:風險和異常問題,都不應該發生

專案進行時另一個重要的部分,就是要時時做好監控,避免任何時間進度和成本超出預算的意外發生。若任何專案中的關鍵或瓶頸工作項目延遲,可能專案就無法如期結案,訂單就很難如期交貨給客戶;若成本超出預算,則可能會導致利潤過低,甚至賠錢的問題。

 

過去:異常狀況一直重複發生,大家每天在救火

以前專案PM只能看著工作任務和進度時間不太準確的excel表,推估猜測目前專案風險高的工作項目執行的狀況;或是直接到研發辦公室,或是生產製造現場確認,了解實際的工作進度是否有狀況。

 

但每個人身上都扛很多個專案和任務,無法顧及每個細節,所以常發生PM到現場才知道狀況,問題可能早就已經發生。像是快要出貨才發現,物料買錯或缺東缺西,無法組裝出貨,大家只能常常救火,最後檢討也就開始互相推託責任。

 

▲新數位工具:異常提前預警及快速應變

任務到期主動提醒

若專案成員的待辦事項將要到期,但尚未完成,數位應用知識平台會主動提醒PM和該成員,有工作還未完成,需要快速處理。

 

異常狀況提前預警

專案常會發生調整或變更,或是非預期計畫中的問題產生,都可能會影響後續相關流程發生問題,導致進度無法如期進行。這時候數位應用知識平台就會提前發出警告,讓PM和專案相關成員,了解未來可能發生問題的部分,提前預防問題發生。

 

計畫變更快速排程

若專案真的發生異常問題,需要調整排程,數位應用知識平台就可以依據在專案計畫中,已設定好的相關工作任務關聯性,快速調整相關資源和任務的調配,並同時完成重排工作排程,免去過去需要人工一一手動進行相關任務的調整,還有可能發生人為失誤,有工作還未完成,需要快速處理。

 


從訂單到交貨,機械業做好專案管理,才能保有利潤

PDCA是專案管理的核心精神,其中專案規劃、專案進度和專案監控更是主要的關鍵項目。利用數位應用知識平台可以讓機械業的專案管理更事半功倍,達到把握成本和交期的效果,讓利潤最大化。

 

機械業的客製化設備在交貨前,整體的專案會經過研發設計、採購、生產排程組裝製造等重要流程,會進行哪些工作任務?中會遇到什麼問題呢?將在〈機械設備業的團體戰,各關鍵流程的挑戰〉會有更深入的說明。

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