工具機/機械設備業

專案管理

時間,是機械設備客製化專案最應該掌握的核心

機械設備的專案中,最重要的就是要在客戶需要的交貨時間,完成機械設備的客製訂單項目。有的可能是單機的客製化,有些則是整線、整廠的安裝和運行測試。 要如何在變化快速的專案狀況下,還能掌握好時間和交期呢?

作者

楊于嫺

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・2022/11/14

機械設備業內外上下夾殺,中高階客製化殺出競爭重圍中提到,各國企業因為新設廠及減碳需求,讓智慧機械設備和整線、整廠輸出更複雜;市場變化快速又不等人、需求不確定,研發設計和生產同時進行問題多;機械設備高度客製化,零件又超多,庫存成本難降低,都是機械業面對的成本高漲,利潤難掌握的問題。

 

所以,做好專案管理,是機械設備業高度客製化下的基本競爭力,要怎麼做呢?

 

時間,是機械業客製化專案最應該掌握的核心

了解PMP等專案管理的人都知道,專案管理有時間、成本和範疇等三重限制,以機械設備業高度客製化的專案來看,時間的掌握是最重要的一個項目,主要原因有下面三點。

 

1.錯過市場時機,喪失需求

像是因為新冠疫情所爆發的口罩需求一樣,市場新需求來的快,去得也快。若是因為無法如期將設備交貨給客戶,錯失進入市場時機點,也就會錯過終端需求,這樣客戶還需要這個新客製的設備訂單嗎?

 

2.專案進度延遲,為符合交期付出更多成本

在專案執行過程中,可能因為某些進度沒有掌控好,像是關鍵物料延遲採購,導致需要付出緊急採購、最後一刻動員加班組裝或出貨改成空運等額外的成本費用。原本預計賺的20%利潤,最後卻常因為專案各進度沒管好賠了5%,反而訂單接越多、賠越多。

 

3.案子無法結,SPEC一直變

專案還沒結案前的每一天,客戶的需求都有可能一再改變,這時候不只是專案時間變長的問題而已,產品的SPEC和專案範疇,也可能因為客戶變更而調整或變大,讓專案成本持續變高,這是讓機械業在高度客製化專案下,已經沒有利潤的主要原因。

 

 

機械業客製化專案管理三大方向

機械設備業客製化專案中,要掌握哪三大方向,才能確保專案如期完成呢?

 

1.全局風險隨時掌握

當越來越多的訂單,都是高度客製化的專案,繁雜細瑣的項目也越來越多,讓專案管理難度越來越高。

 

從訂單、研發設計、採購、生產到出貨,每個流程都環環相扣,PM要能在任何時間都掌握每個細節狀況,確認每個環節都沒有突發意外狀況發生,掌握所有可能發生問題的風險,讓每一個專案中的項目都在控制之內,專案才有可能如期進行,最終產品才可能如期交貨。

 

2.跨部門資訊透通、協作準確快速

一台機械設備少說有幾百、上千個零組件,且現在又多是少量客製化的專案為主,每台設備的設計不同,生產方式也就不同,更可能會有很多專屬的特殊規格零組件,無法被其他機種使用。

 

所有的變動,都是牽一髮動全身,當客戶或設計研發階段有任何變更,不同部門的資訊應該要即時流通,讓跨部門的協作除了速度更快,工廠生產的結果才有可能是正確無誤的。

 

像是當業務得知客戶需求要變更,就要馬上和研發設計說明,而研發設計的結果,更會影響後續的零組件採購、生產組裝的方式及生產排程狀況。

 

如果中間有任何流程,沒有收到變更的即時資訊,可能設計會研發不是客戶需求的功能,採購會買錯物料或零組件,製造產線則生產出不是要出貨的機台SPEC。

 



3.關鍵問題路徑即時監控、預防問題發生

不同專案中,都會有對專案進度影響最大的關鍵問題,也就是讓專案發生意外風險最高的地方。

 

像是專案一開始大多是以研發設計為主,所以關鍵問題和路徑可能是研發設計的人力不足,無法應付客戶的急單需求;完成研發設計後,一台設備機台可能有幾百上千的零組件,若其中幾個較難採購的關鍵零組件、或是Lead time較久的物料缺料,但設備要能完成生產組裝,少一顆零件都不行,所以某個零件從採購到貨的進度和時間,就可能是該專案的關鍵問題或路徑;也有可能是某個重要的關鍵製程,但因為需要外包和廠商協調時間,需要更早確認行程狀況。

 

這些都有可能是影響專案進度的重要關鍵問題,要能隨時掌握不同專案的關鍵問題和即時狀況,並能夠提前預防問題發生,才能讓專案進度穩定地往前進行。

 


專案進度數位管理,客製專案效益倍增

機械業的客製化專案,最重要的就是要在客戶訂單時間,完成客戶需求的內容,有的可能是單機的客製化,有些則是整線、整廠的安裝和運行測試。

 

每個專案可能影響進度的高風險關鍵問題和路徑都不同,但一個PM或主管要管理這麼多個專案,要能即時監控不同專案中的重要問題,和各自的關鍵問題和路徑,避免並提前預防各種影響專案進度的問題發生,每個專案才能夠穩定持續往前進行。

 

利用數位應用知識雲端平台,可以收集全專案相關的即時數據資訊,讓主管和專案PM可以利用簡單的圖示和數據化資訊,快速掌握不同專案間的全面性風險;並整合不同流程資訊,讓各部門間的資訊一致並同步,降低因為資訊不即時不正確的協作問題;透過即時的關鍵路徑提醒功能,即時發現專案異常點,避免時間、錯誤作業、物料的損失。

 

客製化智慧設備的專案要怎麼管,才能順利交貨呢?將在〈從訂單到交貨,關鍵流程細節和挑戰多,專案如何管的好?〉中一一說給你聽。

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