【機械設備業專案管理懶人包】團隊戰怎麼打？數位專案管理幫你輕鬆管好好！

目錄：

中高階客製化機械設備需求持續看好 

機械設備業為何要專案規劃？效益是什麼？

聰明的機械設備業專案規劃該怎麼做？

機械設備業各關鍵流程的團體戰怎麼打？ 

數位應用，讓專案管理效益大加分！

中高階客製化機械設備需求持續看好 

我們在〈機械設備趨勢懶人包〉中有提到近年台灣機械業訂單越來越多需求是量身訂做中高階機械設備，其原因也歸因於：

1.與以價格為競爭基礎的標準化機械設備市場做差異化，爭取訂單利潤高的客製化市場。

2.近年ESG、數位轉型等議題下，製造端需要考量能效、能耗和碳排放等問題，而出現與過往差異的新設備需求。

3.缺工迫使製造業需要更大規模的自動化設備的升級，讓智慧新設備的需求大增。

4.因為新冠及地緣政治造成供應鏈斷鏈，製造業開始進行生產基地移轉，新建工廠帶來更多客製化整廠、整線機械設備的出口商機。

機械設備業為何要專案規劃？效益是什麼？

專案成員、任務、成本和時程都應該正確且透明

一開始最重要就是專案規劃，通常由專案PM利用工作細目結構(WBS)和甘特圖的模式展開，規劃項目細節越多，專案管理就能做到越全面細緻。過去的excel表因為每個工作項目缺乏連動性，PM每天都需要花很多時間調整，萬一沒有即時調整或遺漏細節未調整，手上的專案規畫、成本和時間表根本就不準確。

• 專案計畫快速建立，時程馬上計算：利用數位應用建立新專案的工作細目結構(WBS)，系統自動算出甘特圖和專案整體時程，還會依照累積的專案經驗，逐步修正新專案內容成標準化模板，優化為更適合不同專案的形式。
• 關鍵/高風險任務一目了然：數位應用能透過計算出關鍵/高風險工作任務，像是關鍵料或交期長的零組件，就可密切即時監控，避免高風險致專案進度延後。
• 工作項目簡單易懂：讓各負責人清楚自己的工作任務且快速安排工作進度。
• 資源及可行性馬上可評估：專案的時間、成本和所需投入的資源等項目清楚呈現在數位應用，即可第一時間進行討論與評估。

聰明的機械設備業專案規劃該怎麼做？

專案開始後，各個工作任務都有緊密的前後關聯性。舉例：研發設計會影響1.採購物料和2.零組件項目和時間，及3.生產組裝的方式等工作。

專案執行：所有專案進度和各大小事的狀況，應該即時透明

• 工作任務自動通知，讓事找人：讓工作任務執行不會被忽略或延遲。
• 進度回報詳細且簡單：數位應用會自動連動更新，也可以利用APP簡單方便地即時的回報。
• 專案進度即時狀況一鏡到底：各職能看到權限內不同專案下進度。

專案監控：風險和異常問題，都不應該發生

• 任務到期主動提醒：數位應用主動提醒PM和該成員未完成工作。
• 異常狀況提前預警：提前發出警告，讓PM和專案相關成員預防風險。
• 計畫變更快速排程：快速調整相關資源和任務的調配，並同時完成重排工作排程。

延伸閱讀：從訂單到交貨，關鍵流程細節和挑戰多，專案如何管的好？

機械設備業各關鍵流程的團體戰怎麼打？ 

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研發設計

設計研發時間難掌握：每個產品都有上百、上千個零組件組成，因為要搶交貨時間，機械設備業常是客戶需求還不明確，就開始一邊設計一邊生產，造成會有頻繁設計變更的狀況產生。當設計變更ECN產生，後續相關的物料採購和生產計劃也必須同步調整。

任務和進度可視化，讓研發設計不再是專案拖油瓶

1.派工：研發單位主管應該要能隨時了解每位研發人員的工作負荷狀況，利用數位應用將所有人員工作狀況的資訊透明化，第一時間配置人力與排程以應對急單或新專案會議，若已超負荷，也需要思考其他資源的可能性，避免交貨時間無法符合客戶訂單需求。

2.研發任務進度：將關聯性的任務都展開(任務緊急性、順序、完成時間)，讓專案相關成員了解目前各項研發工作進度，降低溝通成本。

3.風險預估：數位應用呈現專案最新的人力及任務即時資訊，可與採購討論物料的交期和入料時間點，並確認現階段研發設計時間是否足夠，及依據客戶訂單擬定的交貨時間，推估生產組裝還剩多少時間，整個專案的時間與交期都可被清楚看見與調整，進而避免問題發生的風險。

延伸閱讀：研發設計時間難掌握，是客製化設備第一個瓶頸

採購/物控

設變變動大，備料壓力大：每台機械設備所需要的物料大概最少是600種左右，多則上千，只要少幾個零組件就無法組裝，如果有任何異動採購都要重新發包，因為物料無法完全掌握，所以每天都面臨被生管或主管追問物料的出貨、進貨進度。

採購進度即時透明，大家心安同步邁向目標

1.採購狀態透明：數位應用平台呈現每台設備機台的所有備料情形(請購或是詢價等資訊)，若物料尚未訂購或流程需處理，就能讓採購馬上看到，加速詢價或請購速度。

2.任務進度透明：平台即時資訊和提醒，採購馬上掌握因設計變更調整的BOM和工單，確認更動訂單項目後立刻做出相關措施，降低因為缺料無法準時組裝且交貨的因素。後續物料的採購、倉庫進料和品檢等各階段狀況的資訊也會讓生管、採購、品管和倉管知道，資訊即時透明就不需做無效且浪費時間的溝通。

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生管

專案總是變，牽一髮動全身：機械設備常會分為多部件模組生產，但要零組件都已到齊才可開始，所以物料預計到貨時間是組裝現場生產最關鍵依據。所以前面不管是研發設計，還是採購，只要一環有異動，生管就要馬上調整生產計畫，不論是人員的工作負荷狀況，和工廠生產現場是否有足夠的加工空間，也是生產排程計畫時，需要考量的重要因素之一。

工程設計變更，生管也不怕！

1.變更BOM快速比對：協助生管找出最新版的設計圖和新BOM表物料有關的工單，並快速區分出已經領料和尚未領料的工單。

2.物料存貨確認：生管馬上了解因為ECN造成影響的工單，其新物料的目前狀況(倉庫有足夠的存貨)，讓這張工單可以生產使用？

3.物料採購在途處理：變更相關的物料在途狀況，採購可以依據每個物料的狀況，選擇處理的方式。像是可以停止採購的物料，採購人員就可以馬上處理，在數位應用和ERP中的物料狀況，都能夠同步設為結案。

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數位應用，讓專案管理效益大加分！

數位應用化身企業智慧引擎將日常工作化繁為簡，應用 METIS 平台專案管理功能，以任務卡派發工作任務，透過人機協作降低工作失誤率與溝通成本，舉例：讓每個客製化設備的專案PM，在專案初期就能知道關鍵瓶頸的狀況並持續監控，在設計變更時，讓所有相關流程資訊都能同步更新，降低缺料無法交貨、庫存暴倉或不斷重工的問題和風險。

累積經驗樣本後，計算下次更聰明的任務路徑，提供下次執行的預測結果與決策建議。經營管理的制度與工業機理也會自動封裝進企業的知識圖譜，新手上手訓練成本越來越低，效率大大提升，人才梯隊斷層再也不會變成影響專案的進度原因。

未來企業與未來員工之間將被翻轉過去工作型態，數智驅動工作將成新生態！

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