某文具公司專注於學生文具的研發與生產，在立可帶領域有著相當高的知名度，產品銷往海內外市場。旗下擁有多個子品牌，產品線涵蓋立可帶、立可白、書寫工具與PP資料夾等。憑藉對品質與環保的堅持，公司累積取得超過375項專利，業務遍佈全台及東南亞、歐美等地，成為立可帶領域的重要企業之一。

報價流程為什麼總是拖住腳步？

隨著企業規模擴大與海外訂單增加，報價卻成了發展上的「絆腳石」。一次報價必須跨越銷售、工程、採購、財務等多個部門，往往需要3–5天；若是客製化產品，週期更長，商機因此錯失。

再加上流程高度依賴人工經驗，線下流轉容易出錯，新人學習曲線陡峭，海外小單修改的回應也不夠即時，這些問題都讓企業錯失速度帶來的競爭優勢。

三大關鍵動作，讓報價快準穩

面對這些痛點，鼎新數智以 METIS 為基礎，協助該文具公司重塑報價流程：透過標準化模板，讓新人也能快速上手；將 BOM 確認、包材比對、供應商詢價、利潤計算等環節全面搬到線上，數據自動追蹤、即時更新；同時引入任務卡機制，讓責任與時程透明化，避免線下流轉延誤。

更重要的是，所有報價資料不再分散於 Excel 或紙本，而是系統化沉澱下來，既能直接支援新專案，也能透過數據分析優化成本與定價，讓報價真正成為企業長期的智慧資產。

第一，標準化模板，讓新人也能快速報價。

過去一份報價要靠老員工的經驗判斷，資料分散在 Excel 或紙本裡，不但容易遺漏，還讓新人難以上手。

現在，企業把各品類的邏輯、成本、財務規則打包成標準化模板，任何人只要依照系統流程操作，就能完成完整報價，大幅降低了對個人經驗的依賴。新人只需 1 天培訓，就能獨立完成工作。

第二，線上協同與自動運算，消除部門間等待。

過去 BOM 確認、包材比對、供應商詢價、利潤計算等環節，需要人工逐一溝通，常常一改 BOM，就得來回通知採購與財務，流程動輒拖上數天。現在這些環節全面搬到線上，系統會自動串接資料、即時更新數據。

以往需要 2–3 天的等待，如今當天就能完成，大幅縮短了時間差。

第三，任務卡與數據沉澱，讓報價透明可追溯。

報價不再只是一次性的動作，而是被納入企業智慧資產。

每一份報價任務都會以任務卡的形式被追蹤，責任清晰、時程透明，不會再因為線下流轉而延誤。同時，所有歷史報價資料都被沉澱在系統中，新專案可以直接參考過往案例，甚至透過數據分析洞察成本結構，幫助企業持續優化定價與資源配置。

3-5天縮短到1天，速度就是競爭力

導入後，報價週期從原本的3–5天壓縮至1天，效率提升超過5倍；準確率突破九成，新人上手更快，海外訂單的小改款回應也更穩定。

對企業而言，報價不只是快了，而是更準確、更可靠；對客戶而言，等待變短、信任加深，自然帶動滿意度與訂單轉化率同步提升。

這次實踐證明，數智化不是「把工具裝上去」而已，而是透過系統化與數據化，讓業務邏輯、協作方式與歷史經驗被長久保留並持續發揮價值。當企業能夠把「快」與「準」真正做到位，報價就不再是絆腳石，而是贏回市場的一張王牌。