太陽能光電EP12｜ 電廠申設時，如何利用數位工具做好專案管理？

在太陽能光電《電廠申設專案管理的重要注意事項》提到，電廠申設／籌設／申請籌設階段，除了會面對不同對象，更有各種複雜的憑證和合約條款，需要有完善的專案管理方式，及內部審核流程機制。

好的專案管理，可以確保太陽能光電業，能夠在電廠各階段，提供給銀行授信所需要，不同種類的稽核資料。若能快速的提供正確資料給貸款銀行，讓貸款款項可以早日核貸，對太陽能光電業來說，是非常重要的。

可以透過和專業顧問討論，設計規劃適合各電廠的客製化專案管理流程和機制，再利用數位軟體系統工具，協助做到更簡單且有效率的做好專案管理。這是如何做到的呢？

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1.專案進度里程碑及完備事項設定

因為過去每個電廠專案中，都沒有明確定義每個專案里程碑意涵，所以當每個人對里程碑描述的語言不同時，其他人很難確認他口中的里程碑，到底是指什麼階段？例如併網，是指確認電廠商轉嗎？或是其他什麼時間點？

且每個專案需要完成的事項和準備資料都非常複雜和多元，導致專案中的人員會疏忽很多細節，可能會發生要進到下個階段了，才發現上一個階段的結案需求文件還沒準備好，或某個工作項目還沒完成，造成專案進度延遲。

▉數位工具的協助：

在數位軟體系統工具中，可以統一專案中各里程碑的定義，能減少不同人員間的溝通成本，也讓每個專案的邏輯一致，整體的專案管理更便利。

每個專案階段要準備完整的的文件，和需要完成的事項，也都能在軟體系統工具中明確定義。讓專案中的所有關係人，能完全明白專案整體的狀況，負責人員也能快速了解，有哪些事情還沒處理或準備好。

2. 資金架構建置

《利用數位工具，讓IRR做到滾動式的投資效益計算和監控》中提到，應將資金相關的項目（例如，收入、預估成本、貸款金額／貸款成數等項目），和各種資金有關聯性的數據和狀況（例如：每日預估的發電度數和電容量；地區別的日照量和每年的遞減率；投標、開發、建置等相關成本等等資料），都需要明確定義。

▉數位工具的協助：

在數位軟體系統工具中，可以設定好資金相關的各種項目的定義、關聯性的內容展開和標準化的參數後，就完成建置資金管理架構。

在專案開發的前期，也可以利用資金架構，快速產出IRR預估狀況，當作銀行授信時需要的重要參考資料。

3.合約範本的訂定與審核流程的執行控制

太陽能光電的合約較複雜，但合約的內容架構和公司整體財務資金計算的方式，是有強關聯性的。若合約沒有固定版本，或因為簽約對象（可能是中人、開發商，或地主等）多元，有不同條款，就會造成收入和支出的財務資金計算和預估結構混亂。

因為合約和財務狀況有關係，所以在合約範本制定時，應該要同時規定簽核流程，讓各級主管和相關單位確認內容後，才能算是正式的合約版本。

過去常發生因為合約的擬定和執行流程，沒有明確的規範定義，導致簽約時，使用的並非公司最新或核准的合約版本；或簽約時，有細部的條款內容或金額的調整，但主管、法務或財務單位不知道。

這些情形，會導致公司主管、法務和財務，不了解特殊的合約條款狀況。更可能造成後續執行的人員，很難正確彙總資料，對公司整體正確的資金預估，也很難正確。

▉數位工具的協助：

若有數位軟體系統工具的輔助，就可以在系統上，設定合約的內容條款規範，和資金結構的關聯性，讓資金狀況的預估能更準確。

並將每次合約的擬訂和各單位的簽核流程，都數位系統化，這樣每次的合約內容，都可以被明確的管理和審核。

4.不同電廠專案中，各種文件資料的收集、管理和長時間的保存

每個電廠都需要營運20年，且每個電廠都有各自獨立不同，從大到小的各種資料文件（像是裝置容量證明文件及產品型錄、發電設備產品認證文件、各年度損益表、各電廠的租約或公證書、同意備案函文，或是躉購、躉售合約等等資料）。

這些資料，不論是銀行貸款在電廠執行的各階段，都會需要不同資料的確認和稽核；或是政府機構在不同階段，會有電廠資格認定的需求。

一個電廠的資料就這麼多了，通常太陽能光電企業，一次會有多個進度不同的電廠專案。做好多個不同電廠的各種資料收集，讓資料不會隨著人員異動而遺失。資料的管理，和超過20年的長時間保存，的確是件不容易但很重要的事情。

▉數位工具的協助：

利用文件的數位化，做到資料的安全備份，並依據不同專案，進行專案各階段的圖文檔案資料管理，這些都是數位軟體系統工具，可以協助太陽能光電企業的事情。

小結

 電廠申設在不同階段要注意的細節這麼多，都可以透過和專業的顧問諮詢後，依據每個電廠特性做到客製化的設計，再利用數位軟體系統工具，來協助建立機制和項目，讓太陽能電廠複雜的專案管理，也能做的又快又好。

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