經營管理
職場軟實力
身在企業，會議幾乎是我們工作的日常，管理者多會透過這項工具來解決各類的問題；因此，特別針對大家心中該如何有效進行「會議」的疑惑給予釐清，進而利用它來增進管理上的效益，且看如下的分享。
會議，對你我應該都不陌生，從小學開始的公民教育，就教我們怎麼開班會…。一直到進入社會，在企業上班所參與的會議數更不用說；但是你我心裏都在想，哪來這麼多會？為什麼要開這個會？開了會又達到什麼結果？開會所要的目的是不是已經都解決了？
也許，你我心中都很排斥開會，因為會議裡面的氣氛以及冗長的時間都會把人壓得喘不過氣。 既然對會議已經夠反感了，當然無需加油添醋來增加大家嫌惡之感，但總想幫「會議」這項管理工具「漂白」。
也許很多的企業組織在工作或協作上遇到問題，馬上想到大家坐下來開會，期待利用「會議」來交換彼此意見與縮短歧見；但若以會議形式進行溝通，恐這場會議可能進入無盡的深淵，各說各話，把相關的人員與寶貴時間花在各自表述或想方設法要對方配合，有幸形成交集，至少有些成果；但若南轅北轍各自堅持，豈不虧大？因此，召集會議者切莫把會議當成溝通協調的工具，如此恐浪費巨大的管理成本。
有些會議的召開，議程安排行禮如儀，多數與會者恐參與出席成份居多，若如是，與會者可能「一動不如一靜」，除非直接影響自身的權益，否則就壁上觀聽，交給發起者或特定對象；而這樣的會議品質，多數人當然不想參與事不關己的「排場」，更別想提出像樣的意見？正確的會議召開應以結果導向，根據召開會議的目的，主席引導必要的出席者往所要的產出前進，以經濟有效的方式達成共識。
參加會議是不是有種似曾相似的感覺，被逼著要提出意見或當投票部隊舉手附議？召開會議意欲獲得有品質的結果，也需在意會議的過程：每位參與者應被要求會議前對議題了解與評析，甚或需要「會前會」進行溝通及收集各方對議題的想法與意見，成為進行會議有效性的重要關鍵，而不是對議題的掌握度不足，人頭到議場時即時問答或即興演出；會議是透過各方對議題想法意見的折衝及最終的判讀形成共識或決議，才是「會議」最重要的結果。
「會議」產生形式上的結果，需要「執行」來達標：會議最終的產出不管是達成共識或折衝的決議，都還不算結束，因為「會議的結束是行動的開端」，沒有產生行動會議就是空談；召開會議的成本很高，但若僅召開會議取得口頭上的共識未付諸行動，那就是一場虧錢及浪費時間的遊戲。
會議決議產出需包括：決議行動方案、負責人、執行進度與預期成果等文件化資訊，這些事項都需要在會議中確認並訴諸執行，執行的過程可能短也可能長，切記不要將會議決議變成落後指標，等到下次追蹤時才發現有異常，所以會議根據其重要性與急迫性，設定不同頻率的追蹤回報期限，確實跟催與掌握才可展現會議價值，因此沒有驗證會議執行成效就不算結案。
假若參與的會議都符合上述的做法，那值得慶賀，至少擺脫無效益會議的循環淪入無盡的深淵；也許曾聽說過，國外像日本某些商社或國內知名企業，會議是不提供座椅，開所謂「立會」，將會議的時間縮短並有效率的完成會議的目的。
畢竟時間是企業與個人最珍貴的資源，能把時間運用在刀口發揮綜效，對企業或需要透過會議解決問題的夥伴絕對是必須的；若尚未有效益的會議，是不是開始改變看看！
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