【AI系列】EP02｜做簡報最花時間的，真的只是排版嗎？
2026-08-28
知識學院小編
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做簡報時，最耗時間的往往不是最後的排版，而是從零開始找資料、整理重點、想架構，再一頁一頁把內容填進去。AI可以怎麼協助這些工作？從需求整理、內容架構到視覺呈現，帶你了解如何把 AI 放進簡報製作流程，讓做簡報不再每次都從空白頁開始。
做簡報最花時間的，真的只是排版嗎？
「這份簡報明天要報告。」
收到任務後，第一件事通常不是打開簡報，而是開始想：
- 資料去哪找？
- 到底要放哪些內容？
- 怎麼安排順序？
- 這一頁到底要寫什麼？
好不容易內容整理完，又開始調字體、圖片、版面。
一份簡報做下來，可能真正花時間的，根本不只是排版。
01｜先有架構，再開始做簡報
很多人做簡報的方式是：
找到一份資料 → 開PowerPoint → 開始貼文字
結果做到第5頁，才發現：
好像沒有重點。
AI可以先協助整理資料、歸納重點，再從簡報目的出發，重新安排內容順序。
例如：
主題 → 目的 → 重點 → 案例 → 結論
先把故事說清楚，再開始設計畫面，效率通常會更好。
02｜AI可以幫你從「空白頁」開始
不知道第一頁要放什麼？
不知道10頁簡報怎麼安排？
可以先把自己的需求告訴AI：
「我要向主管報告今年的業務成果，時間10分鐘。」
再補充對象、目的與手上的資料。
AI就能協助整理出簡報架構。
但這裡有個重要觀念：
AI負責加速，不代表所有內容都不用自己判斷。
資料是否正確、重點是否符合對象需求，還是需要自己確認。
03｜一份好簡報，不是塞越多資料越好
一頁放滿文字，看似資訊很多，實際上反而讓人不知道該看哪裡。
可以重新思考：
這一頁，我希望觀眾記住什麼？
如果一句話能說清楚，就不要放一整段文字。
如果數字更重要，就讓數字成為畫面的主角。
如果需要比較，就用圖表或視覺化呈現。
簡報不是資料的集合，而是幫助別人快速理解資訊。
04｜案例演練
假設主管明天要你報告：
「今年部門工作成果與明年度規劃」
你會怎麼開始？
A｜先開PowerPoint
B｜先找一份去年簡報來改
C｜先整理報告目的、對象與重點
如果要讓AI真正幫上忙，通常需要先把「要說給誰聽、為什麼要說、希望對方知道什麼」想清楚。
AI才能成為你的簡報助手，而不是單純的文字產生器。
05｜從「做簡報」變成「用AI做簡報」
真正有效率的做法，不是把整份簡報全部丟給AI。
而是把流程拆開：
整理資料
↓
建立架構
↓
產生內容
↓
設計視覺
↓
檢查與修改
讓AI協助處理需要大量時間的工作，再把自己的經驗與判斷放進去。
這樣才能真正做到：
少一點從零開始，多一點時間思考簡報該怎麼說。
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