AI 行政流程怎麼做？先整理 SOP，再找出最值得自動化的重複工作
2026-09-30
牧牧的成長實驗室
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想用 AI 減少行政工作，第一步其實不是找工具，而是先把流程整理清楚。 這篇文章會從 SOP 盤點、重複工作分析、AI 介入點、自動化設計到人工審核，一步步拆解企業與行政人員該怎麼規劃 AI 行政流程。 我也整理了 AI 自動化判斷公式、行政流程盤點表、員工請假案例，以及 8 個導入步驟，幫助你快速找出高頻率、高耗時、高重複、規則固定的工作。 真正有效的 AI 導入，不是把每一件事都交給 AI，而是透過流程重新設計，減少複製貼上、資料整理與重複輸入，把人的時間留給判斷、溝通與決策。
AI 行政流程怎麼做？先整理 SOP，再找出最值得自動化的重複工作
現在很多公司、行政人員、主管都開始想一件事：
能不能用 AI 減少行政工作？
我的答案是：可以。
但我不會建議一開始就急著找 ChatGPT、Gemini、自動化平台，或直接問「哪個 AI 工具最好用？」
因為真正影響 AI 行政流程能不能成功的，通常不是工具，而是：
原本的工作流程有沒有整理清楚。
如果一個行政流程本來就很混亂，導入 AI 之後，很可能只是讓混亂跑得更快。
所以我在規劃 AI 行政自動化時，第一步通常不是選工具，而是：
先整理 SOP，再找出重複性高、耗時高、規則固定的工作。
這些地方，才是最值得優先導入 AI 的位置。
什麼是 AI 行政流程？
AI 行政流程，簡單來說，就是把人工行政工作重新拆解，找出其中可以交給 AI 或自動化工具處理的部分。
例如常見的行政工作：
- Email 整理
- 會議紀錄
- 報表製作
- 請假資料整理
- 表單彙整
- 文件摘要
- 資料分類
- 固定格式通知
- 客戶名單整理
- 月報、週報製作
這些工作不一定全部都要交給 AI。
真正需要做的是：
把工作拆開來看。
因為很多時候，一件看起來需要 2 小時的行政工作，其實可能包含：
- 30 分鐘找資料、
- 20 分鐘複製貼上、
- 20 分鐘整理格式、
- 30 分鐘計算、
- 20 分鐘寫摘要。
這時候就會發現：
真正需要人工判斷的，也許只有最後 20 分鐘。
其他工作，都可能有機會透過 AI 或自動化處理。
為什麼做 AI 自動化之前，要先整理 SOP？
SOP 是 Standard Operating Procedure，也就是標準作業流程。
簡單來說，就是：
這件事情平常到底是怎麼完成的？
例如一份「每月行政月報」，表面上只是一個工作名稱，但實際上可能包含：
- 收集各部門資料
- 開啟 Excel
- 整理欄位
- 檢查缺漏
- 計算數據
- 與上個月比較
- 找出異常項目
- 撰寫文字說明
- 製作摘要
- 寄送主管
如果沒有先把流程寫出來，我只會看到：
「做月報很花時間。」
但整理 SOP 之後，我才會看到：
到底是哪一個步驟最花時間？
哪一個步驟最容易出錯？
哪些步驟每天、每週、每月都在重複？
哪些其實根本不用人工重新做？
這些才是 AI 行政流程優化真正要處理的問題。
AI 行政流程第一步：盤點所有工作
我會先把日常工作全部列出來。
可以從三個時間範圍開始：
每天做什麼？
例如：
- 回覆 Email
- 整理主管交辦事項
- 填寫資料
- 處理表單
- 整理名單
- 核對資訊
每週做什麼？
例如：
- 會議紀錄
- 工作進度整理
- 報表更新
- 客戶追蹤
- 排班整理
每月做什麼？
例如：
- 月報
- 出勤統計
- 費用整理
- KPI 報告
- 人事資料彙整
- 財務相關資料整理
這一步最大的目的不是馬上自動化。
而是先回答：
我的行政時間到底花在哪裡？
第二步：找出重複性高的工作
工作列出來之後，我會再看四個條件。
1. 頻率高不高？
每天都做的事情，比一年做一次的事情更值得優先改善。
2. 每次花多少時間？
每天只有 3 分鐘的工作，可能不一定值得花大量時間做自動化。
但如果每天花 30 分鐘，一個月可能就是 10 小時以上。
3. 工作是不是一直重複？
如果每一次都在做：
「複製 → 貼上 → 改格式 → 整理 → 寄出」
這種流程通常很值得優化。
4. 有沒有固定規則？
例如：
- 金額超過某個數字就標記
- 沒有附件就提醒
- A 類資料放到 A 表格
- B 類資料寄給 B 部門
規則越固定，自動化的可能性越高。
一個簡單的 AI 自動化判斷公式
我自己會用這個方式快速判斷：
高頻率 × 高耗時 × 高重複 × 規則固定
越符合這四個條件，就越值得優先改善。
例如：
這張表通常很快就能看出：
最該處理的是哪幾件事。
第三步：把一件工作拆成完整 SOP
找到優先項目後，不要直接丟給 AI。
先拆流程。
例如：
範例：每月行政月報
原本的工作流程：
- 收集部門資料
- 查看 Email
- 下載附件
- 整理 Excel
- 統一欄位
- 核對資料
- 計算統計結果
- 比較上個月數據
- 找出異常
- 撰寫分析
- 做主管摘要
- 寄送 Email
這時候，我會再問一個問題：
每一步真的都需要人嗎？
通常答案會是：不需要。
第四步：標出哪些工作適合 AI
整理 SOP 後，我通常會把每一個步驟分成四種類型。
第一類：AI 可以協助
例如：
- 文件摘要
- Email 草稿
- 會議紀錄整理
- 資料分類
- 文字改寫
- 報表說明
- 異常項目初步分析
這些很適合使用生成式 AI。
第二類：適合自動化
例如：
- 表單資料寫入試算表
- 固定格式 Email 發送
- 建立資料夾
- 搬移檔案
- 更新欄位
- 產生固定報表
- 發送通知
這些工作不一定需要 AI。
很多時候，一般自動化工具反而更穩定。
第三類：AI＋人工確認
這是我最常建議的模式。
例如：
AI 先整理資料
↓
AI 產生摘要
↓
人工確認
↓
正式送出
尤其是以下工作：
- 財務資料
- 人事資料
- 法律文件
- 醫療資料
- 薪資
- 正式公文
- 主管決策資料
都不適合完全取消人工檢查。
第四類：保留人工處理
有些工作本來就不適合 AI 自動化。
例如：
- 複雜協商
- 情緒溝通
- 重大決策
- 例外案件
- 需要承擔責任的審核
AI 可以幫忙整理資訊，但不代表一定要取代人工判斷。
第五步：先標準化資料，再談 AI
這其實是很多 AI 專案最容易忽略的一件事。
假設同一個請假流程，員工可能透過：
- LINE
- 紙本
- Excel
- 電話
- 口頭告知
那麼 AI 再厲害，後面還是會非常難整理。
所以很多時候，我第一個改善方式不是 AI，而是：
統一資料入口。
例如全部改成：
線上表單
↓
統一欄位
↓
自動進入試算表
↓
再進行後續 AI 處理
資料只要先標準化，後面的自動化難度通常會下降很多。
AI 行政流程範例：員工請假
我們直接看一個實際例子。
原本流程
員工 LINE 告知主管
↓
主管通知行政
↓
行政手動登記 Excel
↓
確認剩餘假別
↓
確認附件
↓
如果缺資料，再重新詢問員工
↓
月底重新整理請假紀錄
這裡其實有非常多重複工作。
包括：
- 重複傳遞資訊
- 重複輸入資料
- 重複檢查
- 重複追蹤
- 重複統計
優化後流程
可以重新設計成：
員工填寫請假表單
↓
資料自動進入試算表
↓
系統檢查必要欄位
↓
缺資料自動提醒
↓
AI 協助分類與摘要
↓
主管審核
↓
結果寫回資料表
↓
月底自動產出統計資料
這才是真正的 AI 行政流程。
重點不是：
「我用了哪個 AI。」
而是：
原本需要人工搬運資訊的地方變少了。
AI 行政流程盤點表
如果公司準備導入 AI，我會建議每一項行政工作都填一次下面這張表。
這張表的價值很高。
因為它會讓 AI 導入從：
「感覺這個好像可以自動化」
變成：
「我知道要改善哪一步。」
導入 AI 行政流程，可以照這 8 個步驟
我會建議依照下面順序進行。
Step 1｜盤點工作
先列出每天、每週、每月固定工作。
Step 2｜記錄耗時
知道時間到底花在哪。
Step 3｜找出重複工作
優先找大量複製、貼上、整理、分類的工作。
Step 4｜整理 SOP
把流程拆成清楚步驟。
Step 5｜標記 AI 介入點
判斷哪些是 AI、哪些是自動化、哪些需要人工。
Step 6｜標準化資料
統一表單、格式與欄位。
Step 7｜先做小範圍測試
先挑一個流程，不要一次改全部。
Step 8｜記錄改善結果
比較導入前後的：
- 處理時間
- 錯誤率
- 人工步驟
- 重複工作
- 溝通次數
這樣才知道 AI 到底有沒有真的提升效率。
AI 行政自動化常見錯誤
錯誤一：看到新工具就想導入
很多人看到新的 AI 工具，就會想：
「這個公司可不可以用？」
但更應該問的是：
我們現在到底有什麼問題？
工具應該解決問題，而不是為了使用工具而重新製造工作。
錯誤二：還沒整理流程，就開始自動化
如果同一件事情每個人做法都不同，自動化通常很難成功。
所以我通常會先：
標準化 → SOP 化 → AI 化 → 自動化
而不是反過來。
錯誤三：什麼都想交給 AI
AI 不代表所有工作都要無人化。
真正好的流程，應該是：
AI 做大量重複工作，人處理需要判斷的事情。
錯誤四：只算工具費用，不算人工時間
很多公司會覺得：
「這個工具一個月要付費，好像很貴。」
但如果原本一個員工每月需要花 20 小時做重複行政工作，那麼真正該比較的是：
工具成本 vs. 人工時間成本。
AI 不一定是第一步，流程優化才是
我越做 AI 工具教學，越覺得一件事情很重要：
不是每一個問題都需要 AI。
有些工作只要：
- 改一個表單
- 統一一個格式
- 少一層簽核
- 取消重複輸入
- 建立共用模板
可能就已經省下大量時間。
AI 最有價值的地方，是放在真正需要：
整理、理解、分類、生成、分析的環節。
而不是硬塞進每一個流程。
真正的 AI 行政流程，是重新設計工作
如果我要開始做 AI 行政流程優化，我會先記住一個順序：
盤點工作 → 整理 SOP → 找出重複作業 → 標準化資料 → 導入 AI → 加入自動化 → 保留人工審核。
AI 行政自動化真正的目的，不是讓公司「看起來很 AI」。
而是把這些工作減少：
少複製、少貼上、少整理、少重複輸入、少重複確認。
讓人把時間留給真正需要人的事情：
判斷、溝通、決策與創造價值。
所以如果公司準備開始導入 AI，我反而不會先問：
「我們要買哪一套 AI？」
我會先問：
「現在最浪費時間的工作，到底是哪一個？」
找到這個問題，AI 才真正有機會幫忙。